Met de opkomst van allerlei 2.0 technologieen wordt ook de manier waarop tegen informatiemanagement wordt aangekeken anders. En daarmee verandert ook de toepassing van ECM. Maar wordt het nu makkelijker of moeilijker om de informatie op orde te krijgen?
Laten we het bekijken per KPI:
- Reduced risk of disputes, litigation and fines
Dit wordt lastiger, want de informatie is overal. De informatie komt niet meer centraal binnen, dus er is geen natuurlijke plek om informatie die bij dit soort zaken relevant kunnen zijn af te vangen. - Improved content security
Documenten zelf worden niet beveiligd, maar het kluisje waarin je het document opbergt. Het is daarmee van belang om een document in het juiste kluisje te stoppen. Dat wordt wel lastiger als informatiemanagement door iedereen moet worden gedaan (en dat moet bij 2.0!). Daarnaast bieden bijvoorbeeld RSS-feeds een mogelijkheid om zonder expliciete actie informatie door te sturen. Daardoor wordt de distributie minder transparant en dat is een bedreiging voor de beveiliging. - Meeting targets better by saving staff time
2.0 kan de productiviteit van de kenniswerker tot wel 20% verhogen. Dus dit wordt zeker een beter haalbare KPI. - Less lost information / content
Er zijn twee manieren om informatie te verliezen: (a) het is er niet meer en (b) het is niet te vinden. Het eerste punt wordt beter beheersbaar. Informatie is in 2.0-omgevingen zo wijd verspreid dat het heel lastig is om alle kopieen van informatie te verwijderen. Het vinden van informatie wordt beter en slechter. Beter door de betere beschikbaarheid van zoekmachines en slechter doordat informatie overal is en onvoldoende metadata en ordening aan informatie wordt gekoppeld. - Increased levels of confidence in content
Dit wordt lastiger haalbaar. Informatie is overal verspreid en er wordt onvoldoende metadata en ordening aan informatie gekoppeld. Hierdoor zullen verschillende versies door elkaar heen lopen en is de context (en daarmee de interpretatie van) informatie minder scherp. - Sharing of content across organisation
Met de 2.0 technologieen wordt dit zeker makkelijker haalbaar. De hulpmiddelen zijn juist ontworpen om informatie te delen. - Faster movement of information between staff
Dit gaat natuurlijk super snel.
Samenvattend worden de positieve bijdragen (productiviteit, informatiedelen, informatielogistiek) beter, maar worden de meer defensieve zaken (risico's, beveiliging, informatiekwaliteit) slechter.
Het lijkt mij dat er binnen de 2.0 wereld dus veel meer aandacht voor effectief informatiemanagement moet zijn.