vrijdag 28 augustus 2009

Maakt 2.0 informatiemanagement makkelijker?

Bob Larrivee van AIIM schreef een blog over KPI's van ECM projecten (zie http://aiimknowledgecenter.typepad.com/weblog/2009/08/how-do-you-dewtermine-success.html).

Met de opkomst van allerlei 2.0 technologieen wordt ook de manier waarop tegen informatiemanagement wordt aangekeken anders. En daarmee verandert ook de toepassing van ECM. Maar wordt het nu makkelijker of moeilijker om de informatie op orde te krijgen?

Laten we het bekijken per KPI:
  • Reduced risk of disputes, litigation and fines
    Dit wordt lastiger, want de informatie is overal. De informatie komt niet meer centraal binnen, dus er is geen natuurlijke plek om informatie die bij dit soort zaken relevant kunnen zijn af te vangen.
  • Improved content security
    Documenten zelf worden niet beveiligd, maar het kluisje waarin je het document opbergt. Het is daarmee van belang om een document in het juiste kluisje te stoppen. Dat wordt wel lastiger als informatiemanagement door iedereen moet worden gedaan (en dat moet bij 2.0!). Daarnaast bieden bijvoorbeeld RSS-feeds een mogelijkheid om zonder expliciete actie informatie door te sturen. Daardoor wordt de distributie minder transparant en dat is een bedreiging voor de beveiliging.
  • Meeting targets better by saving staff time
    2.0 kan de productiviteit van de kenniswerker tot wel 20% verhogen. Dus dit wordt zeker een beter haalbare KPI.
  • Less lost information / content
    Er zijn twee manieren om informatie te verliezen: (a) het is er niet meer en (b) het is niet te vinden. Het eerste punt wordt beter beheersbaar. Informatie is in 2.0-omgevingen zo wijd verspreid dat het heel lastig is om alle kopieen van informatie te verwijderen. Het vinden van informatie wordt beter en slechter. Beter door de betere beschikbaarheid van zoekmachines en slechter doordat informatie overal is en onvoldoende metadata en ordening aan informatie wordt gekoppeld.
  • Increased levels of confidence in content
    Dit wordt lastiger haalbaar. Informatie is overal verspreid en er wordt onvoldoende metadata en ordening aan informatie gekoppeld. Hierdoor zullen verschillende versies door elkaar heen lopen en is de context (en daarmee de interpretatie van) informatie minder scherp.
  • Sharing of content across organisation
    Met de 2.0 technologieen wordt dit zeker makkelijker haalbaar. De hulpmiddelen zijn juist ontworpen om informatie te delen.
  • Faster movement of information between staff
    Dit gaat natuurlijk super snel.

Samenvattend worden de positieve bijdragen (productiviteit, informatiedelen, informatielogistiek) beter, maar worden de meer defensieve zaken (risico's, beveiliging, informatiekwaliteit) slechter.

Het lijkt mij dat er binnen de 2.0 wereld dus veel meer aandacht voor effectief informatiemanagement moet zijn.

dinsdag 4 augustus 2009

Mexicaanse griep bedreiging voor het Nieuwe Werken?

Ik ben geen expert op het gebied van epidemieën. In de krant lees ik dat er een kans is dat in het najaar een toenemend aantal gevallen van de Mexicaanse griep in Nederland zal worden geconstateerd.

Bedrijven worden aangespoord om hier plannen voor te maken. Eén van de voorgestelde maatregelen is om bij zo'n uitbraak meer mensen thuis te laten werken. Plaatsonafhankelijk werken wordt vaak met het Nieuwe Werken geassocieerd, zo ook thuiswerken.

Ik verwacht dat op deze manier het hals-over-kop invoeren van thuiswerken voor grote problemen gaat zorgen. Er wordt immers te weinig voorbereid om ook de wijze van aansturing en beoordeling van medewerkers aan te passen. Als je mensen niet kunt zien, kun je ook niet sturen op zichtbare activiteit. Ook wordt te weinig gewerkt aan het motiveren van mensen, zodat ze buiten het zicht van een "baas" ook nog net zo hard werken.

Let wel: het gaat hier om een groep mensen die misschien helemaal niet wil thuiswerken.

Het is een vast recept voor problemen. In dit geval niet zo'n probleem, want op het werk houden is een groter probleem i.v.m. het besmettingsgevaar.

Laten we vooruitspoelen naar 2011. De griep is voorbij en iedereen is weer "gewoon" aan het werk. Nu komt iemand met het idee om het Nieuwe Werken in te gaan voeren, zodat mensen als dat beter uitkomt ook thuis kunnen werken. Je kunt je zomaar voorstellen dat het sentiment dan zal zijn: "weet je nog hoe dat ging met thuiswerken tijdens de Mexicaanse griep?".

Kortom: de Mexicaanse griep zou wel eens een bedreiging kunnen vormen voor het Nieuwe Werken. Wat denken jullie? Vul ook bovenstaande enquête in!

Over mij

Mijn foto
Tot 1992 studeerde ik Technische Informatica aan de TU Delft en in 2000 en 2001 heb ik een MBA opleiding gevolgd aan de Rotterdam School of Management. Ik werkte 10 jaar voor PinkRoccade als consultant, project manager, contract manager en business line manager. Daarna werkte ik 4 jaar bij KBenP als principal consultant. Ik was trekker van de thema's "het Nieuwe Werken" en ECM & Search. Daarnaast was ik inhoudelijk betrokken bij de projecten en adviesopdrachten.

Sinds 2010 ben ik zelfstandig ondernemer onder de firmanaam InforU BV. Mijn specialisme is productiviteit en de kenniswerker, het Nieuwe Werken, Web 2.0 en Informatiemanagement.

Publicaties:
*Over Toverdozen en Tovermensen, OverheidsDocumentatie (OD), 2010
*Kenniswerk kan 20% goedkoper –marktonderzoek naar effectiviteit van de kenniswerker KBenP, 2009
* Boekreview: Managing The Crowd – Steve Bailey OD, 2008
* Digitale werkplek voor Rijksambtenaren Overheidsmanagement, 2008
* Samen werken zonder regie leidt niet tot samenwerken Computable.nl, 2007
* Help de Bezoeker Zoekt! Paul Ruijgrok. KBenP Actueel, 2007