donderdag 30 december 2010

Twitterende alter-ego's

Afgelopen woensdag weer een pagina-vullend artikel in NRC-next over twitteren op het werk. 39% van de bedrijven blokkeert Twitter. Veel mensen hebben een mobiele telefoon met internet, dus die blokkade zijn ze zo omheen.

TNT begrijpt dat en stelde een sociale-media richtlijn voor medewerkers op. Werknemers worden erop gewezen dat hun privé-uitingen op internet altijd in verband kunnen worden gebracht met het bedrijf. In de richtlijn staat onder andere: "Zorg dat je acties en gedrag overeenkomen met het imago dat je op kantoor en bij klanten wilt uitdragen."

Nu is dit helemaal geen nieuw probleem. Ik heb een paar jaar geleden regelmatig met de trein naar het werk gereisd. Wat voor verhalen daar tussen samen reizende collega's uitgewisseld worden, krijgt zelfs de gemiddelde twitteraar rode oortjes van. Alleen heeft Twitter een groter bereik dan de treincoupé.

Ik weet niet zeker of een bedrijf wel met bedrijfsrichtlijnen kaders mag stellen voor communicatie in de privé-sfeer. Dat zal voor ambtenaren, politici en politie-agenten mogelijk anders liggen dan voor verpleegsters en weer anders voor automonteurs.

Het onderliggende probleem, of eigenlijk twee problemen, zijn echter nog veel zorgwekkender:
1. Bedrijven vertrouwen hun medewerkers blijkbaar nog onvoldoende. Toegegeven, het gaat ook wel eens mis. In het krantenartikel wordt het voorbeeld van politie-districtschef Gerda Dijksman genoemd. Maar in de regel gaat dit toch gewoon heel goed? En is dit dan niet meer een situatie waarin opleiden beter werkt dan regels opstellen?
2. Blijkbaar gaan bedrijven ervan uit dat privé-gedrag van medewerkers toch echt niet geschikt is om op kantoor of bij klanten toe te passen. Blijkbaar verwachten bedrijven dat medewerkers de hele dag toneelspelen en zich anders voordoen dan ze (privé) eigenlijk zijn.

Wat zou het toch mooi zijn wanneer bedrijven mensen aannemen die uit zichzelf zich 'netjes' gedragen. Dat zijn de mensen die je niet de hele dag hoeft te controleren, maar vertrouwen kunt geven. Dat zijn mensen die zichzelf kunnen zijn op kantoor en bij klanten. Zij kunnen zich authentiek gedragen en dat merken collega's en klanten. En ik weet zeker dat bij succesvolle organisaties dit voor een groot deel het geval is. Dat komt zeker niet alleen om dat daar de goede mensen werken. Dat komt ook omdat de medewerkers daar de ruimte krijgen om zichzelf te zijn.

Laten we ons voornemen om in 2011 de mensen om ons heen meer ruimte te geven om authentiek te zijn.

maandag 27 december 2010

Verdrijf Frankenstein; maak Wikisteden

In het NRC Next van 20 december schrijven Pieter Hilhorst (VARA-ombudsman), Jos van der Lans, Rob van Pagée en Hans Zuiver over het ideaal van Wikisteden. Het probleem dat zij op willen lossen is de procedurele omslachtigheid van de publieke sector. Zo komen bijvoorbeeld bij probleemgezinnen talloze hulpverleners over de vloer die niet van elkaar weten wat ze doen en zich vooral met deelproblemen bezighouden. Dit wordt Frankestein genoemd.

Als alternatief worden Wikisteden aangedragen. Het zijn de burgers die de problemen zelf oplossen en de publieke sector uitsluitend een ondersteunende rol heeft.

Dit is ook de stelling waar "De Zeester en de Spin" van Ori Brafman en Rod A. Beckstrom over gaat (zie bijvoorbeeld hier). Zij beschrijven een organisatie met veel meer decentrale sturing en bevoegdheid. Zij beschrijven daarbij een vijftal pijlers waar een zeester-organisatie op is gebaseerd. Twee daarvan zijn een katalysator en een voorvechter. Deze twee moeten het proces op gang houden en een bepaalde richting insturen.

De vraag bij het voorstel om te werken met Wikisteden is dan: wie zijn daar de voorvechter en de katalysator? En dit zijn ook relevante vragen bij de implementatie van het nieuwe werken. Je kunt wel meer vertrouwen en verantwoordelijkheid bij de medewerkers neerleggen, maar waar zit dan nog de samenhang. Dit moet je natuurlijk wel organiseren, want dat ontstaat niet vanzelf.

donderdag 23 december 2010

Sociale media herstelt vertrouwen


De Nationale Denktank 2010 is klaar. 22 talentvolle jonge academici hebben nagedacht over de vraag hoe instituties het publieke vertrouwen in hun werk kunnen vergroten. Daarbij wordt vertrouwen gezien als een resultaat van verwachtingen, perceptie en prestaties. De verwachtingen van burgers jegens publieke instanties zijn torenhoog en de perceptie wordt bepaald door negatieve incidenten in de media.

De oplossing die de Nationale Denktank aandraagt, is dat publieke instanties veel meer met behulp van sociale media met de burger in gesprek moeten gaan. Echt luisteren en ook gebruik maken van de kennis en kunde van de burger.

Nu zit hier natuurlijk een kern van waarheid in. Binnen de muren van de organisatie heb ik hier ook wel eens over geschreven (zie Vloedgolf aan goede ideeën). En ook grote organisaties worstelen met dit gebrek aan vertrouwen.

Waar echter wel een probleem zit, is dat sociale media het probleem ook kunnen verergeren. Wanneer er geen vertrouwen is, zullen sociale media ieder bericht van de instantie aangrijpen om de onbetrouwbaarheid van die instantie te onderbouwen. En mensen smullen nu eenmaal van negatieve berichten, zeker wanneer het over autoriteiten gaat zoals publieke instanties of grote werkgevers. De media, die de schuld krijgt van het negatieve sentiment in de berichtgeving, is hier niet de schuldige. Het zijn de mensen die deze kranten kopen die dat bepalen. De media weten immers haarfijn wat oplages (en dus inkomsten) vergroot.

De perceptie zit dus tussen de oren van burgers en werknemers. Mogelijk voor een deel omdat juist de verwachtingen zo hoog worden geschapen dat de prestatie er wel bij achter moet blijven. Politici doen dat om stemmen te winnen, organisaties om vertrouwen op de beurs te winnen en om mensen voor hun bedrijf te werven. Het gaat dus om het managen van die verwachtingen, daarmee kan het vertrouwen worden teruggewonnen. Zet sociale media dus in om die verwachtingen reëel neer te zetten en blijf weg van het opkloppen van je eigen prestaties en helemaal van het jezelf verdedigen als er iets misgaat.

maandag 20 december 2010

Greenwheels voor de kenniswerker

Afgelopen mei hield Rachel Botsman een Ted Talk de titel "The case for collaborative consumption". Rachel spreekt hier over de mogelijkheid om met een product of dienst meer consumptie te bereiken. Greenwheels is daar een voorbeeld van. De meest auto's staan 23 uur per dag voor de deur. Dus waarom niet een auto time-sharen. Een ander voorbeeld is een boormachine. Deze worden gemiddeld 12 tot 13 minuten gebruikt. Niet per dag maar gedurende hun hele levensloop! "You don't want a dril, you want a hole!" Ook hier ligt time-sharing voor de hand. Zelfs met boeken en DVD's kan het. Want jouw zolder ligt toch ook vol met boeken die je nooit meer gaat lezen? En dus zijn er sites op internet waar je boeken kunt ruilen. Vrij naar de reclame van schoenmakers: "Gun boeken een tweede ronde, weggooien is zonde".

Tot dusverre heeft nog niemand een uur extra hoeven werken of een kilo ijzer extra gebruikt en toch is de "koopkracht" van de consument sterk verbeterd door meer effect uit een product te halen, simpelweg door het vaker te gebruiken.

Maar, dit is een site over de productiviteit van de kenniswerker en bovenstaande gaat over consumptie van goederen. Wat is nu het verband?

De voorbeelden die Rachel aandraagt vormen een bron voor inspiratie om niet te denken in termen van productiviteit, maar in termen van het oogsten van die productiviteit. Kennisdelen is natuurlijk een voor de hand liggende vorm hiervan. Het hergebruiken van best-practises, analyses, verzamelde data zijn allemaal vormen van collaborative consumption die het effect van de productie van de kenniswerker vergroten.

zaterdag 11 december 2010

Sociale integratie bij SurfNet


Vorige week schreef ik over de integratie tussen email en sociale netwerken: social email (zie hier). Deze week verscheen een bericht in InformatieProfessional over een ander integratie initiatief: SURFnet integreert social netwerken en samenwerkingstools.

Als voorbeeld worden de volgende functies genoemd: document sharing, webconferencing, chat & presence-tools, video en applicaties die specifiek gericht zijn op onderzoek en onderwijs. Geen email dus! Alles gebaseerd op Open Social. Zeer ambitieus. Ik ben zeer benieuwd hoe dit eruit gaat zien.

dinsdag 7 december 2010

Laatste(?) stuiptrekkingen van email: Social email


John Mancini schrijft op zijn blog over social email (zie hier). Social email is de integratie van social media (zoals LinkedIn en Facebook) met email. Door de integratie krijg je onder andere de mogelijkheid om vanuit je email door te prikken op het profiel van de afzender, waardoor je meer inzicht krijgt in zijn expertise, interesses en waar de afzender op dit moment mee bezig is.

Hoewel het een nuttige aanvulling op email is, krijg ik hier toch sterk het idee van iets marginaal verbeteren wat eigenlijk structureel niet goed is.

Email heeft immers het probleem dat het individueel is. Alleen jij hebt toegang tot je email, plus de andere geadresseerden en de afzender. Delen van informatie wordt zo een niet vanzelfsprekende activiteit. Verder hebben we met email altijd het probleem van versiebeheer. Je zoekt een rapport dat je via de email toegestuurd hebt gekregen. De laatste versie uit je eigen email-box vinden is al een stap. Maar hoe weet je dat iemand niet al een nieuwere versie heeft, die jij nog niet hebt?

Online digitale samenwerkingsruimten (je mag het collaboration noemen) hebben deze problemen niet. Op deze centraal beschikbare plaats staat altijd de laatste versie die steeds voor de gehele doelgroep toegankelijk is. Dat werkt op een veel natuurlijkere manier en is meer fool-proof.

We moeten er toch eens mee stoppen om documenten te delen via email. Email is geen goed systeem om document logistiek op te lossen. Social email lijkt een laatste stuiptrekking van email te zijn om de centrale rol die email speelt in het leven van informatie- en kenniswerkers te behouden.

zaterdag 4 december 2010

Sociale Media en de productiviteit van de kenniswerker

Maandag 6 december ben ik een van de sprekers op het Sociale Innovatie Lab 2010. Ik ga het daar hebben over Sociale Media en de productiviteit van de kenniswerker. (zie hier)

Lang niet alle bedrijven gebruiken de nieuwe technologieën, die voortkomen uit web 2.0 en social media, voor hun bedrijfsvoering. Sterker nog, technologieën als Twitter, Facebook, YouTube en Blogs worden regelmatig zelfs verboden en met behulp van een firewall buiten de organisatorische deuren gehouden.

Het resultaat is dat medewerkers van die organisaties wel weten wat hun schoolvriend vanochtend voor ontbijt had, maar niet weten waar hun collega's mee bezig zijn.

Aan de andere kant wordt Social Media met regelmaat ingezet om de communicatie en verbinding met klanten te leggen. Dit lijkt me ook relevant binnen (grotere) organisaties. Je zou het Enterprise Groundwell kunnen noemen. Door goed te luisteren en de dialoog te zoeken binnen de organisatie kan veel bereikt worden. Een conventionele variant daarvan is de ideeën bus binnen organisaties, maar ook de medezeggenschap zou je hieronder kunnen noemen.

In de Enterprise 2.0 wordt dit vanzelfsprekend niet georganiseerd of geregisseerd, maar ontstaat het organisch vanuit the crowd. Wel water geven dus, anders gaat het niet bloeien.

De auteurs onderscheiden 5 strategieen die je zou kunnen nastreven:

1. Luisteren; weten wat er in alle hoeken en gaten van je organisatie speelt door te luisteren naar wat collega's tegen elkaar zeggen op discussie fora etc. Kunnen overigens best discussie fora op het web zijn. Kijk maar eens hoeveel bedrijfsgebonden groepen er zijn op Linked-in.

2. Praten; de dialoog zoeken met je collega's om nog beter te begrijpen wat er speelt en ook dingen uitleggen. Niet gaan schreeuwen, want dan gaat het weer op communicatie van bovenaf lijken.

3. Support; collega's elkaar laten helpen. Vragen aan elkaar stellen en het antwoord vastleggen. Als dan later nog eens iemand met dezelfde vraag zit, is het antwoord on-line beschikbaar. Zou bijvoorbeeld kunnen helpen om de helpdesken te ontlasten.

4. Inspireren; collega's elkaar laten overtuigen van de juiste beslissingen die een organisatie moet nemen. Elkaar ook de positieve verhalen laten delen, zodat anderen zich daaraan op kunnen trekken.

5. Omarmen; goede ideeën spotten en elkaars creativiteit en innovativiteit gebruiken om tot nieuwe inzichten te komen.

Kortom: mensen de ruimte geven om hun persoonlijke ambities en creativiteit in te zetten om bedrijfsdoelstellingen te behalen. En dat is toch waar het Nieuwe Werken ook om begonnen was?

Vragen ik in de discussie wil bespreken zijn:

1. Wat zou het effect van social media op de productiviteit van de kenniswerker kunnen zijn?

2. Welke nadelen kleven aan het gebruik van social media vanuit het perspectief van beleidsmakers en van kenniswerkers?

3. Hoe zou je social media kunnen inzetten om het positieve effect te bereiken zonder de genoemde nadelen op de koop toe te krijgen?

Ik zal komende week de resultaten van de discussie met jullie delen.

maandag 29 november 2010

Heroïsche infromatiestrategie


Forrester heeft een nieuw rapport geschreven: "The Hero index: Finding Empowered Employees" (zie hier de samenvatting).

Zij hebben bij organisaties gezocht naar helden. Deze helden voldoen aan twee criteria:
1. Zij voelen zich meer dan gemiddeld in staat om hun werk goed te doen.
2. Zij zijn creatief in het vinden van hulpmiddelen, ook als het niet past binnen het ICT-beleid.

Gemiddeld is 20% van de mensen binnen organisaties een held volgens deze definitie. De overige 80% zou van deze helden kunnen leren.

Nu lijkt het mij niet passen om te stimuleren dat iedereen dan maar naar hun eigen oplossingen gaat zoeken. Immers, 13% van de medewerkers doet dat al, volgens het onderzoek van Forrester, zonder dat ze het gevoel hebben dat ze daarmee heel goed in staat zijn hun werk te doen.

Een slimme CIO let goed op wat deze helden doen. Welke applicaties gebruiken zij buiten de gereguleerde informatievoorziening om? Dit lijken mij namelijk applicaties die kandidaat zijn om zo snel mogelijk wel geïnstitutionaliseerd te laten zijn. Dat zijn immers de applicaties die de succesvolle mensen binnen jouw organisatie succesvol maken.

dinsdag 23 november 2010

Intranet als motor voor productiviteit


Jane McConnell van Netstrategy JMC heeft een rapport geschreven over de trends op het gebied van intranetten ( zie de samenvatting van het rapport).

Zij constateert de volgende vijf trends:
  1. Het intranet wordt de voordeur voor toegang tot informatie en applicaties. Zij noemt dit de "workplace web"
  2. Het intranet wordt steeds meer gericht op teams. Project- en samenwerkingsruimtes worden meer geïntegreerd.
  3. Het intranet wordt steeds meer gericht op mensen. Interne sociale netwerken en sociale media worden in het intranet opgenomen.
  4. Het intranet wordt steeds meer real-time met micro-blogging en web-conferencing.
  5. Het intranet wordt steeds meer plaatsonafhankelijk en toegankelijk via mobiele apparaten.
Ik herken deze trends wel en toch heb ik er ook wel bedenkingen bij:
  • Verschillende organisaties hebben verschillende uitdagingen. Zij zullen investeringen in hun intranet willen plaatsen in het licht van hun specifieke uitdagingen. De wijze van inrichting van deze vijf punten zal dus per organisatie sterk verschillen. Zo zal ook de verdeling van aandacht tussen de vijf trends sterk verschillen. Het simpelweg overnemen van deze vijf trends als "best-practice" is daardoor iets te kort door de bocht.
  • De definitie van het intranet is sterk aan het veranderen. Waar het intranet 10 jaar geleden nog een interne websites was (vaak in plaats van het personeelskrantje en het personeelshandboek), komt het intranet in de definitie van Jane steeds dichter bij het primaire proces te liggen. Ordentelijk informatiemanagement wordt daarmee een belangrijk item, bijvoorbeeld vanwege transparantie en verantwoording. De trend om het intranet ook te koppelen aan workflow en archiefvorming wordt echter (nog) hier herkend.
Mijns inziens wordt het intranet een steeds belangrijker middel voor organisaties. Het is de plek waar mensen digitaal werken en samenwerken. Het is daarmee een plek waar productiviteit kan worden gewonnen en verloren. Het intranet moet dus aansluiten op de wijze waarop mensen werken. Binnen organisaties zijn er veel verschillende werkwijzen, passend bij de rol van mensen binnen die organisatie, maar ook passend bij individuele voorkeuren en gewoontes.

Het simpel weg overnemen van de vijf genoemde trends is daarom een gemiste kans. Organisaties zullen de investeringen in hun intranet moeten relateren aan de bijdrage die het intranet aan hun bedrijfsdoelen kan/moet leveren, aan de wijze waarop mensen werken en samenwerken en aan de wijze waarop organisaties zich moeten/willen verantwoorden aan hun stakeholders. Pas dan kan het intranet een motor voor productiviteit zijn.

vrijdag 12 november 2010

Informatie als productiemiddel

Organisaties kunnen niet zonder informatie. Informatie is een productiemiddel, net als mensen en geld. Met mensen en geld gaan we netjes om. Onderstaande afbeeldingen, zien we meestal niet op kantoren.

Rondslingerend geld:



Zoveel mogelijk mensen op één plaats bewaren:




Maar dit (hoewel een beetje overdreven) herkennen we wel:


Wat is dat toch dat we het ene productiemiddel anders beschouwen dan het andere? Is het omdat informatie:
  • Abstracter is?
  • Informatie nog teveel als eigendom van het individu i.p.v. als eigendom van de organisatie wordt gezien?
  • Informatie niet in de prestatie-indicatoren van een organisatie terugkomen?
  • Informatie makkelijker te kopieëren is?
Feit is dat het hebben van goede informatie:
  • Een directe bijdrage levert aan de bedrijfsdoelstellingen
  • Geld kost
  • Risico's verminderd
Eigenlijk dus precies hetzelfde als met mensen en geld!

donderdag 14 oktober 2010

Facebook in de ban, deel 2


Eerder schreef ik al over organisaties die het gebruik van Facebook voor hun medewerkers willen verbieden (zie hier). Nu wil de duitse regering het gebruik van Facebook verbieden voor het onderzoeken van sollicitanten (zie bijvoorbeeld de Telegraaf).

Openbare informatie gebruiken mag wel, maar vrienden worden op Facebook met sollicitanten om zo tot meer achtergrond informatie te komen mag niet.

Enerzijds is dat natuurlijk vervelend voor al die recruiters die (met het boek Groundswell onder de arm) vrienden van potientiële werknemers zijn geworden om juist aandacht voor hun bedrijf te krijgen. Mogen ze al die vrienden niet meer aannemen.

Anderzijds is het weer eens een actie om vanuit de command-and-control wereld potentiële problemen te proberen te voorkomen met wet- en regelgeving. Als je hier echt iets mee wil, kun je beter de burgers in je land opleiden in het gebruik van 2.0. Wanneer we met pleisters gaan werken, blijf je aan de gang. Leer iedereen nu gewoon eens om niet te vallen. Is met vuurwerk toch ook heel succesvol geweest?

En voor hen die hun vrije-tijd-alter-ego publiekelijk op Facebook publiceren: Maximá is toch ook onze aanstaande koningin geworden ondanks feestfilmpjes?

woensdag 6 oktober 2010

Definitie van het Nieuwe Werken (2)


Eerder schreef ik op deze blog over de definitie van het nieuwe werken (zie Definitie van het Nieuwe Werken). In Management&Literatuur las ik over het boek "Het Nieuwe Werken ontrafeld" van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcal Knotter. Zijn ontleden het Nieuwe Werken in vier werkprincipes:
  1. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
  2. Sturen op resultaat
  3. Vrije toegang tot informatie
  4. Flexibele arbeidsrelaties
Op zich een prima definitie. Bij sturen op resultaat wordt echter aangegeven dat dit een rechtstreeks gevolg is van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Daar ben ik het hardgrondig mee oneens.

Voor mij is de reden, om met het Nieuwe Werken aan de gang te gaan, de wens om de productiviteit van de kenniswerker te vergroten. Om dit te bereiken zul je (vaak) tijds- en plaatsonafhankelijk werken moeten introduceren en (bijna altijd) sturen op resultaat. En inderdaad: tijd- en plaatsonafhankelijk werken kan bijna niet zonder sturen op resultaat.

Andersom zou je ook kunnen redeneren dat tijd- en plaatsonafhankelijk een gevolg van sturen op resultaat is. Wanneer je sturen op resultaat invoert, zul je immers ook niet willen micro-managen op het moment en de plek waarop het werk wordt uitgevoerd.

Kortom: een prima decompositie van het Nieuwe Werken, maar doel-en-middelen-relatie zou nog wat scherper kunnen.

vrijdag 1 oktober 2010

Vertrouwen op motivatie


Jack van Dooren vraagt zich in de HNW groep op Linked in af wat de rol is van vertrouwen bij het Nieuwe Werken. Hij vraagt: "Wordt door HNW ineens een probleem zichtbaar gemaakt, dat een deel van de leidinggevenden nu al niet vertrouwt op de professionaliteit van zijn medewerkers? " (zie http://www.linkedin.com/groupAnswers?viewQuestionAndAnswers=&discussionID=30598051&gid=2214821&commentID=23550565&trk=view_disc)

Vertrouwen zal een belangrijke rol spelen, maar ik denk dat motivatie de centrale sleutel is. Wanneer je denkt dat mensen niet te vertrouwen zijn, moet je als manager nagaan waar je dan wel op kunt vertrouwen. Direct toezicht is niet mijn ding, want het werkt wel om een 6 te scoren, maar je zult er nooit de maximale potentie mee uit je mensen krijgen.

Waar je altijd op kunt vertrouwen is dat mensen reageren op prikkels. Een te vage opdracht, of juist een overgespecificeerde opdracht geven, over iemands rug meekijken en een goed prestatie onbesproken laten. Het zijn allemaal prikkels die ervoor zorgen dat mensen NIET de maximale inspanning leveren.

Mensen verbinden met een bedrijfsdoelstelling die er echt toe doet, mensen ruimte geven om hun werk naar eigen inzicht in te richten, mensen waarderen voor de inspanning EN de prestaties die ze leveren. Dat zijn prikkels die volgens mij wel werken en ook binnen het Nieuwe Werken passen. Het levert gemotiveerde mensen op, daar kun je op vertrouwen.

woensdag 29 september 2010

Business case van Sharepoint

Op de communitie website van AIIM wordt gediscussieerd over de return on investment van Sharepoint (zie http://aiimcommunities.org/sharepoint/blog/why-measuring-hard-roi-sharepoint-just-so-hard).

Eerder schreef ik al over de business case van het Nieuwe Werken (zie http://productiviteitvandekenniswerker.blogspot.com/2009/02/business-prioriteit.html). Mijn stelling was dat een goede business case nog geen business prioriteit maakt.

Het maken van een business case valt en staat met het kiezen van het juiste alternatief. Maar al te vaak worden de kosten en baten van een projectidee afgezet tegen het scenario "niets doen". Nu is niets doen meestal geen optie voor bedrijven. Als het project niet geselecteerd wordt, zal er een ander initiatief moeten worden gekozen.

De implementatie van SharePoint is meestal geen initiatief vanuit ICT. Er ligt meestal een business probleem of een strategische doelstelling aan ten grondslag. De keuze het probleem op te lossen of de strategie uit te voeren is meestal al genomen VOORDAT SharePoint wordt bekeken. Zo bezien is het alternatief voor SharePoint dus een vergelijkbaar alternatief, een documentmanagementsysteem of het inrichten en handhaven van organisatorische procedures. De kosten en baten van deze alternatieven zijn vaak beter te vergelijken, waardoor de business case sneller duidelijk wordt.

Sommigen van u zullen nu denken: maar in onze situatie is SharePoint niet voortgekomen uit een business probleem of strategische keuze. En aan hen zeg ik: denk nog eens goed na of je dit project wel wilt doen. Zonder een herkenbare vraagstelling en herkenbare vrager zal het project nooit de prioriteit krijgen die het nodig heeft. En zonder die prioriteit is de kans van slagen heel klein.

zaterdag 25 september 2010

In de file naar een nieuwe baan


Ik heb in mijn weblog regelmatig betoogd dat telewerken en plaats- en tijdonafhankelijk werken hooguit een onderdeel van het Nieuwe Werken is en niet een synoniem voor het Nieuwe Werken (zie bijvoorbeeld http://productiviteitvandekenniswerker.blogspot.com/2010/09/focus-op-telewerken-is-improductief.html).

Nu reed ik vrijdagochtend naar Utrecht en kwam ik geheel onverwacht toch in de file terecht. Meestal rij je daar op vrijdagochtend gewoon door. Na een eerste moment van frustatie dacht ik even over de situatie na. Ik had geen afspraken die ochtend en tijd ingeruimd voor het wegwerken van emails en schrijven van een rapport. De enige reden om dat in Utrecht te doen (en niet thuis), was dat ik thuis simpelweg niet bij de systemen van de klant kan.

Dus daar stond ik: vertraging op te lopen in een reis die eigenlijk nutteloos zou moeten zijn.

Dit verhaal illustreert alleen maar de plaatsonafhankelijk werken wel degelijk een thema is waar organisaties zich druk om moeten maken. Misschien niet vanwege de productiviteit van de medewerkers, maar omdat je het belangrijk vindt dat je überhaupt medewerkers hebt. Ik kan me immers zomaar voorstellen dat, wanneer je vaak in dit soort files staat op nutteloze reizen, je gaat nadenken of er geen werkomgeving is waarbij dit soort reizen niet als vanzelfsprekend wordt gezien.

maandag 20 september 2010

Waar zijn mijn klanten?


Lang niet alle bedrijven gebruiken de nieuwe technologieën, die voortkomen uit web 2.0 en social media, voor hun bedrijfsvoering. Sterker nog, technologieën als Twitter, Facebook, YouTube en Blogs worden regelmatig zelfs verboden en met behulp van een firewall buiten de organisatorische deuren gehouden.

Het resultaat is dat medewerkers van die organisaties wel weten wat hun schoolvriend vanochtend voor ontbijt had, maar niet weten waar hun collega's mee bezig zijn.

Een ander voorbeeld is de interactie met klanten. Jullie zijn ook wel eens bij een organisatie geweest waarin gezegd wordt: "de klant is koning" en "zorg voor een open en continue communicatie met de klant". Wel, deze koning-klant zit is aan het communiceren op Twitter, Facebook, YouTube en op zijn Blog. Dus waar ga jij morgen heen?

Met dank aan John Mancini van AIIM (zie http://www.slideshare.net/jmancini77/social-media-and-records-management ).

woensdag 15 september 2010

Rot-collega's!

Deze blog gaat over de productiviteit van de kenniswerker. Deze kenniswerker werkt niet alleen, maar in een netwerk van collega's, klanten, leveranciers, partners etc. Een beetje op een prettige manier met elkaar omgaan draagt direct bij aan de productiviteit. Ergernissen, roddels, ruzies dragen meestal niet bij aan de productiviteit.

Een boek dat je dan vooral niet moet lezen is "Overleef lastige collega's" van Püttier en Schnieda (zie http://www.mt.nl/94/23096/hrm/welk-kantoortype-is-uw-collega.html). Toegegeven: ik heb het boek zelf niet gelezen en zal dat ook niet doen. Het uitgangspunt van het boek is immers een twaalftal archetypes van lastige collega's. Wanneer ik dit boek lees, kan ik vast niet onderdrukken om de dag erna op kantoor iedereen in één van de hokjes te stoppen.

Veel inspirerender is het boek Crucial Confrontations van Kelly Patterson et al (zie http://www.frumi.com/images/uploads/CrucialConfrontations.pdf). Dit boek gaat uit van het positieve in mensen. Juist als je een confrontatie met iemand hebt, zul je je af moeten vragen "wat zorgt er toch voor dat een goedwillend, capabel persoon dit soort gedrag vertoond?".

Ik ben ervan overtuigd dat zo'n positieve grondhouding effectiever is en dus tot meer productiviteit leidt. En volgens mij is het ook veel leuker samenwerken zo!

maandag 13 september 2010

Focus op telewerken is improductief

Henny van Egmond schreef vorige maand op het Nieuwe Werken blog een artikel over productiviteitstijging door het Nieuwe Werken (zie http://hetnieuwewerkenblog.nl/de-mythe-van-de-productiviteitstijging/)

Henny snijdt een reëel punt aan wanneer hij claimt dat productiviteitstijging moeilijk te meten is. Ook is het lastig om de vooruitgang te oogsten. Hij lijkt zich in zijn betoog toe te spitsen op plaats en tijd onafhankelijk werken. Het nieuwe werken is breder dan dat.

Het nieuwe werken is volgens mij een middel om iets te bereiken. Namelijk het bereiken van kennisintensieve productiviteit voor organisaties (met inderdaad veel meetbaarheids- en definitie-issues). Hiervoor is een aantal dingen nodig:
1. Het werven en behouden van hoog opgeleide, talentvolle, jonge medewerkers;
2. Ervoor zorgen dat die kenniswerkers zo productief mogelijk zijn, zolang ze voor jouw organisatie werken;
3. Ervoor zorgen dat hun kennis behouden blijft, nadat ze je organisatie verlaten hebben.

Aannames achter deze zaken zijn:
1. Er zal komend decennium een structureel tekort aan hoog opgeleide, talentvolle, jonge medewerkers zijn;
2. Mensen die nu de arbeidsmarkt betreden zullen gedurende hun carrière 19 banen hebben.

Belangrijkste cultuurverandering die dit zal stimuleren is de overgang van "command and control" naar "connect and collaborate". Zie het boek van Dik Bijl: Het Nieuwe Werken.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken is iets wat belangrijk KAN zijn voor organisaties. Maar het zorgt ervoor dat communicatie door aanwezigheid en even bij elkaar binnen lopen lastiger is. Dat is geen probleem voor informatiewerkers, die met routinematige processen bezig zijn. Denk daarbij onder andere aan call-center medewerkers.

Kenniswerkers werken echter vaak aan niet-routinematige zaken. Zij dienen daardoor steeds andere samenwerkingsverbanden aan te gaan, steeds andere expertises bijeen te brengen. Dit is een complexe aangelegenheid, die IEDERE vorm van communicatie als ondersteuning kan gebruiken. Niet aanwezig zijn heeft dus als nadeel dat er minder communicatie-mogelijkheden zijn. Dat kan net het verschil maken tussen productief zijn en super-productief zijn.

Nu kan plaats- en tijdonafhankelijk werken voor kenniswerkers soms natuurlijk wel handig zijn. Maar tijdens het creatieve proces van complexe projecten, heb je alle hulp nodig die je kunt krijgen. Een rapport daarna uitwerken, kan gerust thuis of in het weekend.

Kortom: focus op alleen plaats- en tijdonafhankelijk werken doet kennisintensieve organisaties tekort en daarmee loop je grote mogelijkheden op het gebied van productiviteitstijging mis.

woensdag 8 september 2010

De tool doet het niet

In het ECM-expert panel van Computable woedde kort geleden een discussie over collaboration en het succes ervan (zie http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/3460845/1277020/gebruiker-is-niet-toe-aan-samenwerkingstool.html).

Het probleem bij deze discussie was echter dat niet duidelijk is wat nu precies onder collaboration wordt verstaan. Daarnaast is bij veel organisaties lang niet duidelijk wat een organisatie met collaboration (ongeacht de definitie) tools wil bereiken.

Mijn ervaring is dat het werkt, wanneer je het heel gericht voor een specifiek probleem inzet. Bijvoorbeeld om een gemeenschappelijk project-dossier te maken, om samen gelijktijdig aan documenten te werken, om discussies met elkaar te voeren, om kennis met elkaar te delen.

Overigens is email m.i. ook een collaboration tool en nog wel de meest gebruikte ook!

zondag 5 september 2010

Inspiratie voor sociale netwerken

Vorig jaar schreef ik over het boek Groundswell en het idee om deze vorm van communicatie, inspiratie en innovatie ook binnen (grotere) organisaties toe te passen (zie http://productiviteitvandekenniswerker.blogspot.com/2009/03/vloedgolf-aan-goede-ideeen.html).

Inmiddels heeft Forrester niet stil gezeten en heeft een aantal succesvolle implementaties in het zonnetje gezet (zie http://blogs.forrester.com/groundswell/2009/10/winners-of-the-2009-forrester-groundswell-awards.html).

Laat uzelf inspireren door deze internet-toepassingen door na te denken hoe ze binnen uw organisatie kunnen worden ingezet. Ik ben zeer benieuwd naar uw ideeën.

Over mij

Mijn foto
Tot 1992 studeerde ik Technische Informatica aan de TU Delft en in 2000 en 2001 heb ik een MBA opleiding gevolgd aan de Rotterdam School of Management. Ik werkte 10 jaar voor PinkRoccade als consultant, project manager, contract manager en business line manager. Daarna werkte ik 4 jaar bij KBenP als principal consultant. Ik was trekker van de thema's "het Nieuwe Werken" en ECM & Search. Daarnaast was ik inhoudelijk betrokken bij de projecten en adviesopdrachten.

Sinds 2010 ben ik zelfstandig ondernemer onder de firmanaam InforU BV. Mijn specialisme is productiviteit en de kenniswerker, het Nieuwe Werken, Web 2.0 en Informatiemanagement.

Publicaties:
*Over Toverdozen en Tovermensen, OverheidsDocumentatie (OD), 2010
*Kenniswerk kan 20% goedkoper –marktonderzoek naar effectiviteit van de kenniswerker KBenP, 2009
* Boekreview: Managing The Crowd – Steve Bailey OD, 2008
* Digitale werkplek voor Rijksambtenaren Overheidsmanagement, 2008
* Samen werken zonder regie leidt niet tot samenwerken Computable.nl, 2007
* Help de Bezoeker Zoekt! Paul Ruijgrok. KBenP Actueel, 2007