Heroïsche infromatiestrategie

Forrester heeft een nieuw rapport geschreven: "The Hero index: Finding Empowered Employees" (zie hier de samenvatting).

Zij hebben bij organisaties gezocht naar helden. Deze helden voldoen aan twee criteria:
1. Zij voelen zich meer dan gemiddeld in staat om hun werk goed te doen.
2. Zij zijn creatief in het vinden van hulpmiddelen, ook als het niet past binnen het ICT-beleid.

Gemiddeld is 20% van de mensen binnen organisaties een held volgens deze definitie. De overige 80% zou van deze helden kunnen leren.

Nu lijkt het mij niet passen om te stimuleren dat iedereen dan maar naar hun eigen oplossingen gaat zoeken. Immers, 13% van de medewerkers doet dat al, volgens het onderzoek van Forrester, zonder dat ze het gevoel hebben dat ze daarmee heel goed in staat zijn hun werk te doen.

Een slimme CIO let goed op wat deze helden doen. Welke applicaties gebruiken zij buiten de gereguleerde informatievoorziening om? Dit lijken mij namelijk applicaties die kandidaat zijn om zo snel mogelijk wel geïnstitutionaliseerd te laten zijn. Dat zijn immers de applicaties die de succesvolle mensen binnen jouw organisatie succesvol maken.

Intranet als motor voor productiviteit

Jane McConnell van Netstrategy JMC heeft een rapport geschreven over de trends op het gebied van intranetten ( zie de samenvatting van het rapport).

Zij constateert de volgende vijf trends:

1. Het intranet wordt de voordeur voor toegang tot informatie en applicaties. Zij noemt dit de "workplace web"
2. Het intranet wordt steeds meer gericht op teams. Project- en samenwerkingsruimtes worden meer geïntegreerd.
3. Het intranet wordt steeds meer gericht op mensen. Interne sociale netwerken en sociale media worden in het intranet opgenomen.
4. Het intranet wordt steeds meer real-time met micro-blogging en web-conferencing.
5. Het intranet wordt steeds meer plaatsonafhankelijk en toegankelijk via mobiele apparaten.

Ik herken deze trends wel en toch heb ik er ook wel bedenkingen bij:

• Verschillende organisaties hebben verschillende uitdagingen. Zij zullen investeringen in hun intranet willen plaatsen in het licht van hun specifieke uitdagingen. De wijze van inrichting van deze vijf punten zal dus per organisatie sterk verschillen. Zo zal ook de verdeling van aandacht tussen de vijf trends sterk verschillen. Het simpelweg overnemen van deze vijf trends als "best-practice" is daardoor iets te kort door de bocht.
• De definitie van het intranet is sterk aan het veranderen. Waar het intranet 10 jaar geleden nog een interne websites was (vaak in plaats van het personeelskrantje en het personeelshandboek), komt het intranet in de definitie van Jane steeds dichter bij het primaire proces te liggen. Ordentelijk informatiemanagement wordt daarmee een belangrijk item, bijvoorbeeld vanwege transparantie en verantwoording. De trend om het intranet ook te koppelen aan workflow en archiefvorming wordt echter (nog) hier herkend.

Mijns inziens wordt het intranet een steeds belangrijker middel voor organisaties. Het is de plek waar mensen digitaal werken en samenwerken. Het is daarmee een plek waar productiviteit kan worden gewonnen en verloren. Het intranet moet dus aansluiten op de wijze waarop mensen werken. Binnen organisaties zijn er veel verschillende werkwijzen, passend bij de rol van mensen binnen die organisatie, maar ook passend bij individuele voorkeuren en gewoontes.

Het simpel weg overnemen van de vijf genoemde trends is daarom een gemiste kans. Organisaties zullen de investeringen in hun intranet moeten relateren aan de bijdrage die het intranet aan hun bedrijfsdoelen kan/moet leveren, aan de wijze waarop mensen werken en samenwerken en aan de wijze waarop organisaties zich moeten/willen verantwoorden aan hun stakeholders. Pas dan kan het intranet een motor voor productiviteit zijn.

Informatie als productiemiddel

Organisaties kunnen niet zonder informatie. Informatie is een productiemiddel, net als mensen en geld. Met mensen en geld gaan we netjes om. Onderstaande afbeeldingen, zien we meestal niet op kantoren.

Rondslingerend geld:



Zoveel mogelijk mensen op één plaats bewaren:




Maar dit (hoewel een beetje overdreven) herkennen we wel:


Wat is dat toch dat we het ene productiemiddel anders beschouwen dan het andere? Is het omdat informatie:

• Abstracter is?
• Informatie nog teveel als eigendom van het individu i.p.v. als eigendom van de organisatie wordt gezien?
• Informatie niet in de prestatie-indicatoren van een organisatie terugkomen?
• Informatie makkelijker te kopieëren is?

Feit is dat het hebben van goede informatie:

• Een directe bijdrage levert aan de bedrijfsdoelstellingen
• Geld kost
• Risico's verminderd

Eigenlijk dus precies hetzelfde als met mensen en geld!