Business case van Sharepoint

Op de communitie website van AIIM wordt gediscussieerd over de return on investment van Sharepoint (zie http://aiimcommunities.org/sharepoint/blog/why-measuring-hard-roi-sharepoint-just-so-hard).

Eerder schreef ik al over de business case van het Nieuwe Werken (zie http://productiviteitvandekenniswerker.blogspot.com/2009/02/business-prioriteit.html). Mijn stelling was dat een goede business case nog geen business prioriteit maakt.

Het maken van een business case valt en staat met het kiezen van het juiste alternatief. Maar al te vaak worden de kosten en baten van een projectidee afgezet tegen het scenario "niets doen". Nu is niets doen meestal geen optie voor bedrijven. Als het project niet geselecteerd wordt, zal er een ander initiatief moeten worden gekozen.

De implementatie van SharePoint is meestal geen initiatief vanuit ICT. Er ligt meestal een business probleem of een strategische doelstelling aan ten grondslag. De keuze het probleem op te lossen of de strategie uit te voeren is meestal al genomen VOORDAT SharePoint wordt bekeken. Zo bezien is het alternatief voor SharePoint dus een vergelijkbaar alternatief, een documentmanagementsysteem of het inrichten en handhaven van organisatorische procedures. De kosten en baten van deze alternatieven zijn vaak beter te vergelijken, waardoor de business case sneller duidelijk wordt.

Sommigen van u zullen nu denken: maar in onze situatie is SharePoint niet voortgekomen uit een business probleem of strategische keuze. En aan hen zeg ik: denk nog eens goed na of je dit project wel wilt doen. Zonder een herkenbare vraagstelling en herkenbare vrager zal het project nooit de prioriteit krijgen die het nodig heeft. En zonder die prioriteit is de kans van slagen heel klein.

In de file naar een nieuwe baan

Ik heb in mijn weblog regelmatig betoogd dat telewerken en plaats- en tijdonafhankelijk werken hooguit een onderdeel van het Nieuwe Werken is en niet een synoniem voor het Nieuwe Werken (zie bijvoorbeeld http://productiviteitvandekenniswerker.blogspot.com/2010/09/focus-op-telewerken-is-improductief.html).

Nu reed ik vrijdagochtend naar Utrecht en kwam ik geheel onverwacht toch in de file terecht. Meestal rij je daar op vrijdagochtend gewoon door. Na een eerste moment van frustatie dacht ik even over de situatie na. Ik had geen afspraken die ochtend en tijd ingeruimd voor het wegwerken van emails en schrijven van een rapport. De enige reden om dat in Utrecht te doen (en niet thuis), was dat ik thuis simpelweg niet bij de systemen van de klant kan.

Dus daar stond ik: vertraging op te lopen in een reis die eigenlijk nutteloos zou moeten zijn.

Dit verhaal illustreert alleen maar de plaatsonafhankelijk werken wel degelijk een thema is waar organisaties zich druk om moeten maken. Misschien niet vanwege de productiviteit van de medewerkers, maar omdat je het belangrijk vindt dat je überhaupt medewerkers hebt. Ik kan me immers zomaar voorstellen dat, wanneer je vaak in dit soort files staat op nutteloze reizen, je gaat nadenken of er geen werkomgeving is waarbij dit soort reizen niet als vanzelfsprekend wordt gezien.

Waar zijn mijn klanten?

Lang niet alle bedrijven gebruiken de nieuwe technologieën, die voortkomen uit web 2.0 en social media, voor hun bedrijfsvoering. Sterker nog, technologieën als Twitter, Facebook, YouTube en Blogs worden regelmatig zelfs verboden en met behulp van een firewall buiten de organisatorische deuren gehouden.

Het resultaat is dat medewerkers van die organisaties wel weten wat hun schoolvriend vanochtend voor ontbijt had, maar niet weten waar hun collega's mee bezig zijn.

Een ander voorbeeld is de interactie met klanten. Jullie zijn ook wel eens bij een organisatie geweest waarin gezegd wordt: "de klant is koning" en "zorg voor een open en continue communicatie met de klant". Wel, deze koning-klant zit is aan het communiceren op Twitter, Facebook, YouTube en op zijn Blog. Dus waar ga jij morgen heen?

Met dank aan John Mancini van AIIM (zie http://www.slideshare.net/jmancini77/social-media-and-records-management ).

Rot-collega's!

Deze blog gaat over de productiviteit van de kenniswerker. Deze kenniswerker werkt niet alleen, maar in een netwerk van collega's, klanten, leveranciers, partners etc. Een beetje op een prettige manier met elkaar omgaan draagt direct bij aan de productiviteit. Ergernissen, roddels, ruzies dragen meestal niet bij aan de productiviteit.

Een boek dat je dan vooral niet moet lezen is "Overleef lastige collega's" van Püttier en Schnieda (zie http://www.mt.nl/94/23096/hrm/welk-kantoortype-is-uw-collega.html). Toegegeven: ik heb het boek zelf niet gelezen en zal dat ook niet doen. Het uitgangspunt van het boek is immers een twaalftal archetypes van lastige collega's. Wanneer ik dit boek lees, kan ik vast niet onderdrukken om de dag erna op kantoor iedereen in één van de hokjes te stoppen.

Veel inspirerender is het boek Crucial Confrontations van Kelly Patterson et al (zie http://www.frumi.com/images/uploads/CrucialConfrontations.pdf). Dit boek gaat uit van het positieve in mensen. Juist als je een confrontatie met iemand hebt, zul je je af moeten vragen "wat zorgt er toch voor dat een goedwillend, capabel persoon dit soort gedrag vertoond?".

Ik ben ervan overtuigd dat zo'n positieve grondhouding effectiever is en dus tot meer productiviteit leidt. En volgens mij is het ook veel leuker samenwerken zo!

Focus op telewerken is improductief

Henny van Egmond schreef vorige maand op het Nieuwe Werken blog een artikel over productiviteitstijging door het Nieuwe Werken (zie http://hetnieuwewerkenblog.nl/de-mythe-van-de-productiviteitstijging/)

Henny snijdt een reëel punt aan wanneer hij claimt dat productiviteitstijging moeilijk te meten is. Ook is het lastig om de vooruitgang te oogsten. Hij lijkt zich in zijn betoog toe te spitsen op plaats en tijd onafhankelijk werken. Het nieuwe werken is breder dan dat.

Het nieuwe werken is volgens mij een middel om iets te bereiken. Namelijk het bereiken van kennisintensieve productiviteit voor organisaties (met inderdaad veel meetbaarheids- en definitie-issues). Hiervoor is een aantal dingen nodig:
1. Het werven en behouden van hoog opgeleide, talentvolle, jonge medewerkers;
2. Ervoor zorgen dat die kenniswerkers zo productief mogelijk zijn, zolang ze voor jouw organisatie werken;
3. Ervoor zorgen dat hun kennis behouden blijft, nadat ze je organisatie verlaten hebben.

Aannames achter deze zaken zijn:
1. Er zal komend decennium een structureel tekort aan hoog opgeleide, talentvolle, jonge medewerkers zijn;
2. Mensen die nu de arbeidsmarkt betreden zullen gedurende hun carrière 19 banen hebben.

Belangrijkste cultuurverandering die dit zal stimuleren is de overgang van "command and control" naar "connect and collaborate". Zie het boek van Dik Bijl: Het Nieuwe Werken.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken is iets wat belangrijk KAN zijn voor organisaties. Maar het zorgt ervoor dat communicatie door aanwezigheid en even bij elkaar binnen lopen lastiger is. Dat is geen probleem voor informatiewerkers, die met routinematige processen bezig zijn. Denk daarbij onder andere aan call-center medewerkers.

Kenniswerkers werken echter vaak aan niet-routinematige zaken. Zij dienen daardoor steeds andere samenwerkingsverbanden aan te gaan, steeds andere expertises bijeen te brengen. Dit is een complexe aangelegenheid, die IEDERE vorm van communicatie als ondersteuning kan gebruiken. Niet aanwezig zijn heeft dus als nadeel dat er minder communicatie-mogelijkheden zijn. Dat kan net het verschil maken tussen productief zijn en super-productief zijn.

Nu kan plaats- en tijdonafhankelijk werken voor kenniswerkers soms natuurlijk wel handig zijn. Maar tijdens het creatieve proces van complexe projecten, heb je alle hulp nodig die je kunt krijgen. Een rapport daarna uitwerken, kan gerust thuis of in het weekend.

Kortom: focus op alleen plaats- en tijdonafhankelijk werken doet kennisintensieve organisaties tekort en daarmee loop je grote mogelijkheden op het gebied van productiviteitstijging mis.

De tool doet het niet

In het ECM-expert panel van Computable woedde kort geleden een discussie over collaboration en het succes ervan (zie http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/3460845/1277020/gebruiker-is-niet-toe-aan-samenwerkingstool.html).

Het probleem bij deze discussie was echter dat niet duidelijk is wat nu precies onder collaboration wordt verstaan. Daarnaast is bij veel organisaties lang niet duidelijk wat een organisatie met collaboration (ongeacht de definitie) tools wil bereiken.

Mijn ervaring is dat het werkt, wanneer je het heel gericht voor een specifiek probleem inzet. Bijvoorbeeld om een gemeenschappelijk project-dossier te maken, om samen gelijktijdig aan documenten te werken, om discussies met elkaar te voeren, om kennis met elkaar te delen.

Overigens is email m.i. ook een collaboration tool en nog wel de meest gebruikte ook!

Inspiratie voor sociale netwerken

Vorig jaar schreef ik over het boek Groundswell en het idee om deze vorm van communicatie, inspiratie en innovatie ook binnen (grotere) organisaties toe te passen (zie http://productiviteitvandekenniswerker.blogspot.com/2009/03/vloedgolf-aan-goede-ideeen.html).

Inmiddels heeft Forrester niet stil gezeten en heeft een aantal succesvolle implementaties in het zonnetje gezet (zie http://blogs.forrester.com/groundswell/2009/10/winners-of-the-2009-forrester-groundswell-awards.html).

Laat uzelf inspireren door deze internet-toepassingen door na te denken hoe ze binnen uw organisatie kunnen worden ingezet. Ik ben zeer benieuwd naar uw ideeën.