Het Nieuwe Werken: Wat is het alternatief?

Enige jaren geleden deed ik een project voor een logistieke organisatie. Het project was bedoeld om factuurcontrole te verbeteren. Een besparing van 500 (!) keer de projectkosten lagen in het verschiet door te hoge facturen door de leverancier te laten verlagen. De business case was dus snel gemaakt, met een terugverdientijd van minder dan 1 dag. De stuurgroep ging er echter niet mee akkoord. Het voorstel werd als ongeloofwaardig gezien. Zo'n terugverdientijd door de invoering van een geautomatiseerd systeem kon gewoon niet waar zijn.

En dat klopte ook wel. Want de vraag van een goede business case is altijd: wat is het alternatief voor dit project of deze investering? In het bovenstaande geval was het alternatief natuurlijk niet om te hoge facturen te blijven betalen en zo miljoenen mis te lopen. Het alternatief was handmatige controle. En daarmee kwam de terugverdientijd op een half jaar. Wat nog steeds goed was, geloofwaardig was en ook door de stuurgroep goedgekeurd werd.

Eigenlijk zagen we afgelopen decennium met thuiswerken hetzelfde gebeuren. Organisaties wilden niet dat email vanaf thuis toegankelijk was. Dit werd als onveilig gezien. Extra beveiligings maatregelen werden als te duur gezien. Ze werden daarbij vergeleken met de baten van thuiswerken. Zoiets van: als we nu 2 miljoen investeren in extra beveiliging, kunnen medewerkers thuis bij hun email en dat levert 1 miljoen op aan minder reiskosten en andere voordelen. Het project werd niet goedgekeurd.

Maar ook hier is het alternatief niet goed gekozen. Zonder extra beveiliging kan een medewerker niet van huis uit bij zijn email. Tenminste, niet met de door het bedrijf beschikbaar gestelde middelen. Het alternatief is niet dat de medewerker daardoor niet thuis gaat werken. Het alternatief is dat hij thuis gaat werken met niet door het bedrijf beschikbaar gestelde middelen. Hij gaat zijn email op een USB-stick zetten of forwarden naar hotmail. In de business case staan dus niet de voordelen van thuiswerken op het spel, maar het risico van vertrouwelijke email kopieren naar hotmail of op de (vaak onvoldoende beveiligde) thuis PC.

Met het Nieuwe Werken lopen we het risico in dezelfde valkuil te vallen. Met de keuze om wel of niet investeringen in het Nieuwe Werken te doen, zal ook geroepen worden om een goede business case. En een goede en overtuigende business case valt en staat met het juiste alternatieve scenario:
- is het alternatief van videoconferencing:
* niet meer in het vliegtuig stappen of
* betere communicatie?
- is het alternatief voor een PDA:
* dat mensen niet altijd on-line zijn of
* dat je organisatie minder aantrekkelijk voor de Generatie Einstein is?
- is het alternatief voor het bieden van een blog-applicatie:
* dat mensen hun inzichten niet met elkaar delen of
* dat ze dat op internet doen?
- is het alternatief van een zoekmachine:
* dat mensen meer tijd nodig hebben voor het zoeken of
* dat ze niet alle informatie vinden of
* zelfs niet meer op zoek gaan?

Iedere situatie zal zijn eigen keuzes voor het juiste alternatief vragen. En het kiezen van het juiste alternatief, voor de juiste stakeholder, kan enorm helpen om een business case overtuigend te maken.