Het ritme van de kenniswerker

"Als je niet in mijn email box sta, besta je niet." Het is gelukkig nog niet waar, maar soms lijkt het er wel een beetje op. Het werk wordt steeds meer bepaald door de af te handelen email. Email is daarmee naast communicatiemiddel ook een actielijst geworden en een middel om prioriteiten te stellen. Mensen verwachten dat je op email binnen 24 uur reageert, of vaak nog snellen. De werkritme van de kenniswerker wordt daarmee steeds meer bepaald door de email-stroom.

Nu wordt her en der wel eens gezegd dat email alweer ouderwets is en dat social networking applicaties email gaan vervangen. Onze oppas van 15 is niet meer via email bereikbaar, alleen nog maar via Hyves. En, ouderwets als ik ben, stuur ik haar via Hyves een persoonlijk bericht, terwijl 'krabbelen' de norm zou zijn.

Maar het ritme dat nu bij social networking past, is heel anders dan dat van email. De tijdsdruk om te reageren is veel minder hoog. Daarnaast is een bericht in het social network niet altijd aan één persoon, maar vaak aan een groep gericht. Daarmee is het ook niet direct duidelijk wie nu verantwoordelijk is voor het opvolgen van een actie.

De vraag rijst dan ook: wat gaat in een email-loze sociaal-genetwerkte organisatie het ritme van de kenniswerker bepalen?

Sharepoint is geen speeltje meer

Nee deze post gaat niet over alle nieuwe functies in Sharepoint 2010. Het gaat over de wijze waarop organisaties met hun informatie omgaan.

80% van de informatie binnen organisaties is ongestructureerde informatie. Deze informatie zit vaak niet in business applicaties, maar in email, op fileshares etc. Deze informatie wordt in veel gevallen op zijn gunstigst gemanaged door goedwillende 'eigenaren' van de informatie. En in veel gevallen kennen zij de regels voor informatiemanagement niet, en hebben ze geen tijd of zin om de informatie op een goede manier te archiveren.

Een groot deel hiervan gaan we nu met applicates als Sharepoint managen. Dat maakt het mogelijk om de regels in het systeem zelf toe te passen, maakt informatie opslaan laagdrempelig en biedt tevens de mogelijkheid om informatie gemakkelijk met elkaar te delen. In de nieuwe 2010 versie van Sharepoint komt daar zelfs de mogelijkheid bij om informatie te ranken, zodat een soort kwaliteitskeurmerk ontstaat.

Doordat de informatie die in Sharepoint wordt opgeslagen zo'n groot gedeelte van de totale informatie binnen een organisatie is, zal Sharepoint daardoor snel een businss critical application worden, net als email de laatste decennia geworden is. Wanneer ik met onze systeembeheerder over de continuiteit van de ICT-middelen spreek, hoor ik mezelf nogal eens zeggen: "zolang de email maar beschikbaar is". Over een poosje zal Sharepoint in diezelfde zin genoemd worden.

Sharepoint, en vergelijkbare applicaties, zijn dus geen speeltje meer. Risico management vanuit bedrijfsoptiek zou ook hier dus toegepast moeten worden. Zeker in situaties waarin Sharepoint ook van thuis uit, op de mobiele apparaten en in extranets wordt toegepast.