In 2011 is binnen Rijkswaterstaat voor het programma Ruimte voor de Rivier SharePoint uitgerold als documentmanagementsysteem. Met SharePoint is bereikt dat het informatiemanagement binnen het programma is verbeterd, waardoor de efficiëntie van kennis- en informatiewerkers is toegenomen, de kwaliteit van besluitvorming is verbeterd, de transparantie is vergroot en de toeleiding van informatie naar het archief is verbeterd. Daarmee heeft SharePoint een bijdrage geleverd aan de doelstelling om de kans op overstromingen in Nederland te verkleinen. Dit artikel geeft een overzicht van de aanpak en leerpunten uit dit informatiemanagementproject.
Ruimte voor de Rivier
Ruimte voor de Rivier (RvdR) is een programma van Rijkswaterstaat (RWS) met als doel om het risico op overstromingen van de Rijntakken te verkleinen. Momenteel is er sprake van overstromingsgevaar wanneer er meer dan 12.000 m3/s water via de Rijn ons land binnenkomt. Het doel van het programma is om dit te verhogen naar 16.000 m3/s. De opdracht voor dit programma is rechtstreeks door de Tweede Kamer verstrekt en het doel is om deze verhoogde capaciteit per 2015 te bereiken. Voor meer informatie verwijzen wij graag naar www.ruimtevoorderivier.nl.
Er is dus een duidelijke deadline voor het programma en grote politieke druk om deze deadline ook daadwerkelijk te behalen. Daarnaast gaat het om veel geld, in totaal bijna 2,4 miljard euro. Goed informatiemanagement kan de risico's binnen het programma terugdringen en daarmee de leveringszekerheid en de beheersing vergroten. Wanneer informatiemanagement niet goed op orde is, loopt RWS het risico van vertraging door:
· Europese aanbestedingen die opnieuw moeten worden gedaan;
· Verlate goedkeuring van wijzigingen in bestemmingsplannen;
· Niet optimale samenwerking tussen ketenpartners als Rijkswaterstaat en waterschappen;
· Te lange procedures voor onteigening van grond;
· Inadequate reacties op procedures vanuit de Wet Openbaarheid Bestuur.
Wat vooraf ging
Bij aanvang van het programma werd, zoals binnen veel organisaties gebruikelijk is, vooral gewerkt op de netwerkschijf en in mailboxen. Het keerpunt kwam toen het hoofd bedrijfsvoering van het programma een bezoek bracht aan een ander groot programma binnen RWS. Dat programma was eigenlijk klaar, maar toch werd er in de kantoren van het programma nog hard gewerkt. Op de vraag "wat gebeurt hier eigenlijk, het programma is toch klaar?" kwam het antwoord "we zijn het archief op orde aan het brengen". Blijkbaar was het archiveren van alle documenten en dossiers van het programma een sluitstuk dat achteraf nog even op orde moest worden gebracht. Een forse taak, het gaat om enkele miljoenen documenten, die ook nog eens moest worden uitgevoerd op het moment dat de kennis over de dossiers al waren uitgestroomd en met andere projecten en programma's doende waren.
Moeilijke start
De doelstelling van Informatiemanagement binnen RvdR werd door deze ervaring om alle informatie ordentelijk te archiveren op het moment dat deze ontstond, zodat er geen achterstanden ontstonden die na afloop van het programma nog moesten worden weggewerkt. Met deze doelstelling in het achterhoofd werd een projectorganisatie opgezet vanuit de DIM-functie binnen het programma. Met name vanwege de gebruiksvriendelijkheid en korte implementatietijd werd SharePoint gekozen als technologie om het documentmanagement mee te ondersteunen. Na afronding van deelprojecten binnen het programma kan het in SharePoint opgebouwde archief worden overgeheveld naar de standaard Records Management Applicatie (RMA) TRIM van HP, de applicatie waarmee het archief binnen RWS wordt ondersteund.
Het project Informatiemanagement liep echter al snel tegen weerstanden aan vanuit het primaire proces van RvdR. De oorzaak hiervan was dat de medewerkers geen voordelen zagen in het gebruik van het systeem. Het hielp hen nauwelijks om hun informatievoorziening op orde te krijgen. Wel moesten ze hun omgang met informatie veranderen en bijvoorbeeld metadata aan documenten toe gaan voegen. De balans viel voor hen dus negatief uit.
Vooraan in de keten
Om informatiemanagement op orde te krijgen, is het echter van belang om de gehele keten mee te krijgen. Een belangrijk leerpunt uit het project was derhalve dat starten vanuit de achterkant van de keten, de archiefkant, niet werkt. Pas toen het project ging werken vanuit de voorkant van de keten, daar waar informatie ontstaat en wordt gebruikt, medewerkers wel mee wilden en er de voordelen van zagen. Het project moest dus gaan denken vanuit de kenniswerker in het primaire proces. Informatiemanagement was daarmee niet meer alleen een zaak van archiefvorming, maar ook van transparante communicatie, verantwoording en kwaliteit van processen.
Concreet kwamen hier een aantal maatregelen uit naar voren:
1. Het systeem moest aansluiten op de werkprocessen van de kenniswerkers in het primaire proces, waardoor er een andere presentatie van dossiers nodig was;
2. Het toevoegen van metadata was niet meer verplicht voor de kenniswerker en werd, waar nodig, aangevuld door de records managers;
3. Alle actuele dossiers dienden in het systeem beschikbaar te zijn op de eerste dag dat met het systeem gewerkt werd, zodat gebruikers direct volledig in SharePoint konden werken;
4. Het toevoegen van email aan dossiers dienden zo laagdrempelig mogelijk te zijn.
Migratie
Hoewel binnen RvdR informatiemanagement tijdig op de agenda stond, waren er in de tussentijd natuurlijk wel "archieven" ontstaan op de netwerkschijf en in emailboxen van medewerkers. Er waren, op het moment dat SharePoint live ging, al ongeveer een half miljoen documenten in omloop. Kenmerken aan deze "archieven" was dat ze veelal incompleet waren, veel overbodige versies van documenten bevatten, geen metadata bevatten en er verschillen waren in de structurering van de archieven.
Feitelijk moesten drie zaken gebeuren, voordat deze documenten een echt archief binnen SharePoint zouden vormen:
1. Het opschonen van de netwerkschijven; weggooien wat weg mag en uniformering van de structuur;
2. Het toevoegen van metadata en
3. Het verplaatsen van de documenten naar SharePoint.
Ingeschat werd dat deze activiteiten enkele manjaren in beslag zou nemen. Met de beschikbare capaciteit werd de doorlooptijd op 18 maanden ingeschat. Wanneer echter eerst de migratie volledig zou worden gedaan, zou in de tussentijd weer 18 maanden aan informatie zijn ontstaan, die ook weer weggewerkt moest worden. Zo snel mogelijk live gaan met SharePoint zou er in ieder geval voor zorgen dat er geen nieuw achterstallig werk zou ontstaan.
Er is daarom voor gekozen om voor het live gaan met SharePoint alleen het hoogst noodzakelijke te doen en alle andere zaken pas te doen, na live-gang. Noodzakelijk betekende in dit kader: alles wat nodig is om er voor te zorgen dat de kenniswerkers direct en volledig met SharePoint konden werken. Er is daarom voor gekozen om:
1. Alleen actuele dossiers te migreren voor live-gang en de rest daarna te doen;
2. Het nabewerken van dossiers (o.a. metadata toevoegen en versies aan elkaar koppelen) pas te doen na live-gang.
Op deze wijze kon de doorlooptijd van migraties voorafgaand aan live-gang teruggebracht worden naar 1 tot maximaal 2 maanden per project. Uiteraard is op de dag van live-gang nog een veegactie gedaan om de nieuwe informatie van de laatste weken voor live-gang nog te complementeren.
Tijdsdruk
Omdat iedere dag de achterstanden in archivering toenamen, was het zaak om zo snel als mogelijk de voorziene SharePoint-applicatie uit te rollen. Een eerste versie van de applicatie dienden zich uitsluitend te richten op de noodzakelijke functionaliteit om met het systeem aan de slag te gaan. Al het andere is naar latere releases doorgeschoven.
Zo is ook de koppeling met de RMA TRIM doorgeschoven. Zolang er binnen de projecten van RvdR gewerkt werd, werd er volledig in SharePoint gewerkt. De overdracht van documenten en dossiers naar het archiefsysteem is doorgeschoven naar het moment waarop een project is afgerond.
Ook functioneel zijn er zaken doorgeschoven. Workflow management is bijvoorbeeld een functie waar vanuit het primaire proces wel vraag naar was, maar die niet noodzakelijk was om met SharePoint te gaan werken.
Resultaat
Het project Informatiemanagement heeft, vanaf de keuze voor SharePoint, anderhalf jaar geduurd. In deze tijd is:
1. Een documentmanagementsysteem neergezet op basis van SharePoint, dat nu als best practice voor vergelijkbare projecten binnen RWS wordt gezien;
2. Alle projecten binnen RWS die met SharePoint moesten werken, werken nu ook daadwerkelijk met SharePoint;
3. Het draagvlak voor SharePoint bij de eindgebruikers is groot;
4. Er is een begin gemaakt met het wegwerken van achterstanden en het wegwerken van achterstanden is klaar ruim voor het einde van het programma.
Op deze wijze heeft het opzetten van informatiemanagement, ondersteund door SharePoint, een wezenlijke bijdrage geleverd om in Nederland ook in de toekomst droge voeten te houden.
Succesfactoren
Het implementatieproject SharePoint bij Ruimte voor de Rivier geeft inzicht in een aantal belangrijke succesfactoren:
1. Betrek document management en archivering al in het voortraject van een project;
3. Zorg bij implementatie voor voldoende- en kwalitatief goede ondersteuning van de eindgebruikers;
4. Zorg bij aanvang van een implementatieproject dat alle stakeholders betrokken zijn en dat er overeenstemming is over de scope van het project;
5.Organiseer met de uitrol ook het beheer op een goede manier;
6. Zet bij de implementatie het primair proces centraal en denk daarbij vanuit de gebruiker;
7. Zorg voor een projectleider met focus op de omgeving en een goed inzicht in het primaire proces van de organisatie waar de implementatie plaatsvindt;
8. Keep it simple. Kies niet voor ingewikkelde en risicovolle oplossingen, maar voeg iets toe aan een beproefd concept.
