Digg je email

Ik ben een poosje geleden met mijn privé email gewisseld van Hotmal naar Gmail. Daarvallen eigenlijk twee dingen op die bij gmail anders geregeld zijn:


1. email worden meestal niet als afzonderlijk bericht behandelt, maar als onderdeel van een conversatie - een uitwisseling van emails en reacties daarop

2. een email wordt niet in een mapje bewaard, maar voorzien van één of meer labels. Met behulp van labels kan email worden gefilterd en zo kan een email onderdeel uitmaken van één of meer virtuele dossiers.



Nu is voor organisaties het managen en archiveren van email een lastig probleem. Zie bijvoorbeeld een artikel in Infonomics deze zomer:

Over half of respondents lack confidence that emails related to documenting commitments and obligations made by staff are recorded, complete and recoverable. This number has not improved over the last three AIIM surveys. Perhaps this finding is not surprising given that 45 percent of respondents are still filing important emails in personal Outlook folders. A resolute 18 percent print important emails and file them as paper. Only 19 percent have the facility to move important emails into a document or records management system, or a dedicated email management system. (zie: http://www.aiim.org/Infonomics/ArticleView.aspx?id=36947).



Op zich ook niet zo raar, want het aantal emails neemt enorm toe. Bovendien komen emails niet op één centrale plek de organisatie binnen en is het lastig alles af te vangen. Daarnaast groeit het aantal berichten dat geschreven en ontvangen wordt ieder jaar. Een toename van 80% per jaar is niet ongewoon.



Centraliseren van het managen van email is daarmee voor de lange termijn niet haalbaar. Als je dit jaar 10 mensen hiervoor nodig hebt, het je er volgend jaar 18 nodig en na 5 jaar al bijna 200!



Interessant is te zien wat er bijvoorbeeld op Digg, Delicious, YouTube en Flickr gebeurt. Ook hier is de hoeveelheid informatie enorm. Doordat een groot aantal gebruikers labels (tags) toevoegen aan informatie, komt er toch een soort ordening tot stand. Deze ordening kan gebruikt worden om meer inzicht te krijgen in het belang van informatie. Bij Digg-it wordt het aantal positive reacties bijvoorbeeld een maatstaf voor het belang van een bericht.



Nu zou je dat ook bij email management kunnen gebruiken. Je zou bijvoorbeeld de bewaartermijn van een stuk informatie kunnen afleiden uit:

* het gebruik van bepaalde tags (b.v. contract, offerte etc.)

* het aantal personen dat een email tagged (want mensen taggen alleen informatie die ze later nog weer eens nodig denken te hebben)

* wie de email tagged (b.v. de bedrijfsjurist of directeur)



Belangrijk is wel om de labels met elkaar te kunnen delen. Dat kan met Gmail nog niet, maar al wel met Digg en Delicious. Daarnaast kun je de "label-dichtheid" vergroten door niet email, maar conversaties te taggen.

Zo zou de "wisdom of the crowd" kunnen helpen om de enorme hoeveelheid emails in goede banen te leiden?