vrijdag 25 september 2009

Je hebt ICT en ICT

Soms komt de dezelfde discussie op verschillende manieren voorbij. Deze keer over de relatie tussen ICT en de "business".

Alfons Evers schreef op computable.nl:
"Toch was er wel een aardige 'call to action' door Gartner: ict moet ervoor zorgen als profit center te worden gezien en uit de hoek van cost center vandaan komen. De groei in ict-uitgaven zal met name daar gebeuren waar er een directe relatie is met omzetverhoging. [.......] Maar hoe gaat dat met toepassingen zoals bijvoorbeeld Microsoft Office? Voor de eindgebruiker zeker productiviteitsverhogend, maar of je er nou direct omzet mee gaat maken... Veelal vertalen de voordelen van deze ict-categorie zich in meer tijd voor de eindgebruiker om zich bezig te houden met zijn/haar vak en daardoor dus omzetverhogend kunnen werken. Niet een één-op- één directe relatie dus." (Zie http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/3074049/1277020/ict-als-profit-center.html?utm_campaign=rss&utm_source=rss&utm_medium=rss#ixzz0S7DEDCPh)

Met een aantal vakgenoten sprak ik over IT Fusion. Interessante ontwikkeling die ook iets zegt over Business/IT Alignment en daarmee over outsourcing.

Met een klant had ik discussies over de mate van outsourcing: moet je nu alles uitbesteden (zowel in termen van systemen als in termen van welke beheeractiviteiten).

Mijn punt is dat je ICT hebt en ICT. Sommige ICT is zeer bepalend voor het succes van een organisatie. Het kan een onderscheidend concurrentievoordeel hebben. Andere ICT is meer een noodzakelijke randvoorwaarde.

Wanneer ICT een onderscheidend vermogen biedt en je bent er bovengemiddeld goed in, zal het een activiteit zijn waar je zeker heel secuur naar de business-IT alignment moet kijken. Dat vraagt flexibiliteit, want de business is ook flexibel. Flexibiliteit vraagt sturing en outsourcing gaat ten koste van directe sturing. En als je er dan toch al goed in bent, kun je het beter niet outsourcen. Of ICT als profit center kan worden gezien weet ik niet. Dat heeft ook vooral te maken met governance. Als de besluitvorming voor innovatie vooral bij de business ligt, ligt het niet voor de hand om van ICT een profit center te maken. Je zou dan ICT vooral een KPI kunnen geven op innovatie en implementatiesnelheid.

Wanneer ICT een noodzakelijke randvoorwaarde is en je bent er toch al niet zo goed in, zal de directe relatie met de business minder zijn. Dat vraagt vooral continuiteit. En als je er dan toch niet zo goed in bent, dan kun je het beter outsourcen. Business-IT alignment is hier lastig, omdat die relatie met de business niet heel duidelijk is. ICT wordt hier ook vooral als kosten gezien en kan dus het beste als cost-center worden gezien.

Kortom: de aansturing en sourcing van ICT zal moeten afhangen van de mate waarin het onderscheidend vermogen biedt en van de ICT kwaliteit die in de eigen organisatie zit.

vrijdag 18 september 2009

Het negende ding dat de geschiedenis van document management zou moeten veranderen

John Mancini schreef op zijn weblog over de 8 dingen die document management veranderd hebben (zie http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/08/8-things-that-changed-the-history-of-document-management.html). Hij noemt:
1. The File Cabinet
2. The Server
3. The PC
4. Electronic Document Management Systems
5. The Search Engine
6. The Scanner
7. The Cloud
8. The Smart Phone

Eigenlijk had hier ook email in moeten staan. Het vakgebied document management zou een belangrijke verandering moeten initieren om goed met email om te gaan. Teveel organisaties kiezen nog voor het bewaar-alles-scenario of het als-het-belangrijk-is-print-je-het-maar-uit-scenario.

De documentmanagers hebben hier niet adequaat op gereageerd. Email bestaat immers al meer dan 20 jaar.

Interessant is te zien of dezelfde documentmanagers wel adequaat gaan reageren op een andere ontwikkeling die grote gevolgen voor documentmanagement zal hebben: on-line samenwerken (o.a. wiki's, blogs etc).

John beschrijft bij punt 7 (the Cloud) vooral het SAAS model. Applicaties draaien bij externe leveranciers. Maar informatieverzamelingen zijn dan nog steeds in het bezit van de organisatie. Bij on-line samenwerken wordt samengewerkt op plekken waar de organisatie helemaal geen controle over heeft.

Concreet: hoe gaan documentmanagers er bijvoorbeeld mee om wanneer klachten op een on-line forum worden behandeld of wanneer contracten en projectplannen van leveranciers online via de website van de leverancier worden gepubliceerd?

vrijdag 11 september 2009

Gaan ICT-consultants de helden van het Nieuwe Werken zijn?

Jeroen Scholten schreef op Computable.nl over het Nieuwe Werken en dat dit een bredere ontwikkeling is dan alleen ICT:
"Door deze veranderingen wordt het voor de ict-afdeling steeds lastiger om beslissingen met betrekking tot het ict-platform binnen de eigen afdeling te nemen. Ict-consultants worden steeds vaker gevraagd om mee te denken over de strategie van een bedrijf en de betrokkenheid wordt steeds groter. Waar een ict-consultant zich voorheen alleen bezighield met de techniek moet hij zich nu ook thuis voelen in de betreffende business, hr en marketing gerelateerde onderwerpen. (zie http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/beleid/3036992/2379250/het-nieuwe-werken-overstijgt-ict.html?utm_source=Nieuwsbrief#3060124#ixzz0QjKOPrXh)"

Ik denk dat Jeroen de logica een beetje omgekeerd toepast.

Hij zegt: het Nieuwe Werken is een breder gebied dan ICT, dus moeten ICT-consultants breder kijken dan alleen ICT en zich ook in HR en strategie gaan verdiepen.

Je zou ook kunnen zeggen: het Nieuwe Werken is een breder gebied dan HRM, dus moeten HRM-consultants zich ook in de ICT gaan verdiepen.

Ik zou zeggen: het Nieuwe Werken is een breder gebied dan ICT, dus moet je geen ICT-consultants maar "breder-consultants" inzetten. Dit noemen we toch organisatie, business of management consultants?

vrijdag 4 september 2009

Digg je email

Ik ben een poosje geleden met mijn privé email gewisseld van Hotmal naar Gmail. Daarvallen eigenlijk twee dingen op die bij gmail anders geregeld zijn:


1. email worden meestal niet als afzonderlijk bericht behandelt, maar als onderdeel van een conversatie - een uitwisseling van emails en reacties daarop

2. een email wordt niet in een mapje bewaard, maar voorzien van één of meer labels. Met behulp van labels kan email worden gefilterd en zo kan een email onderdeel uitmaken van één of meer virtuele dossiers.



Nu is voor organisaties het managen en archiveren van email een lastig probleem. Zie bijvoorbeeld een artikel in Infonomics deze zomer:

Over half of respondents lack confidence that emails related to documenting commitments and obligations made by staff are recorded, complete and recoverable. This number has not improved over the last three AIIM surveys. Perhaps this finding is not surprising given that 45 percent of respondents are still filing important emails in personal Outlook folders. A resolute 18 percent print important emails and file them as paper. Only 19 percent have the facility to move important emails into a document or records management system, or a dedicated email management system. (zie: http://www.aiim.org/Infonomics/ArticleView.aspx?id=36947).



Op zich ook niet zo raar, want het aantal emails neemt enorm toe. Bovendien komen emails niet op één centrale plek de organisatie binnen en is het lastig alles af te vangen. Daarnaast groeit het aantal berichten dat geschreven en ontvangen wordt ieder jaar. Een toename van 80% per jaar is niet ongewoon.



Centraliseren van het managen van email is daarmee voor de lange termijn niet haalbaar. Als je dit jaar 10 mensen hiervoor nodig hebt, het je er volgend jaar 18 nodig en na 5 jaar al bijna 200!



Interessant is te zien wat er bijvoorbeeld op Digg, Delicious, YouTube en Flickr gebeurt. Ook hier is de hoeveelheid informatie enorm. Doordat een groot aantal gebruikers labels (tags) toevoegen aan informatie, komt er toch een soort ordening tot stand. Deze ordening kan gebruikt worden om meer inzicht te krijgen in het belang van informatie. Bij Digg-it wordt het aantal positive reacties bijvoorbeeld een maatstaf voor het belang van een bericht.



Nu zou je dat ook bij email management kunnen gebruiken. Je zou bijvoorbeeld de bewaartermijn van een stuk informatie kunnen afleiden uit:

* het gebruik van bepaalde tags (b.v. contract, offerte etc.)

* het aantal personen dat een email tagged (want mensen taggen alleen informatie die ze later nog weer eens nodig denken te hebben)

* wie de email tagged (b.v. de bedrijfsjurist of directeur)



Belangrijk is wel om de labels met elkaar te kunnen delen. Dat kan met Gmail nog niet, maar al wel met Digg en Delicious. Daarnaast kun je de "label-dichtheid" vergroten door niet email, maar conversaties te taggen.

Zo zou de "wisdom of the crowd" kunnen helpen om de enorme hoeveelheid emails in goede banen te leiden?

Over mij

Mijn foto
Tot 1992 studeerde ik Technische Informatica aan de TU Delft en in 2000 en 2001 heb ik een MBA opleiding gevolgd aan de Rotterdam School of Management. Ik werkte 10 jaar voor PinkRoccade als consultant, project manager, contract manager en business line manager. Daarna werkte ik 4 jaar bij KBenP als principal consultant. Ik was trekker van de thema's "het Nieuwe Werken" en ECM & Search. Daarnaast was ik inhoudelijk betrokken bij de projecten en adviesopdrachten.

Sinds 2010 ben ik zelfstandig ondernemer onder de firmanaam InforU BV. Mijn specialisme is productiviteit en de kenniswerker, het Nieuwe Werken, Web 2.0 en Informatiemanagement.

Publicaties:
*Over Toverdozen en Tovermensen, OverheidsDocumentatie (OD), 2010
*Kenniswerk kan 20% goedkoper –marktonderzoek naar effectiviteit van de kenniswerker KBenP, 2009
* Boekreview: Managing The Crowd – Steve Bailey OD, 2008
* Digitale werkplek voor Rijksambtenaren Overheidsmanagement, 2008
* Samen werken zonder regie leidt niet tot samenwerken Computable.nl, 2007
* Help de Bezoeker Zoekt! Paul Ruijgrok. KBenP Actueel, 2007