Mijn onderstaande bookreview verscheen in het decembernummer van OD:
Het vak van recordsmanager gaat drastisch veranderen. Dat is één van de zekerheden die Steve Bailey ons meegeeft in zijn boek “Managing the Crowd – rethinking records management for the web 2.0 world”. Door de opkomst van web 2.0 zal de manier waarop we naar informatie kijken belangrijk gaan veranderen en de recordsmanager zal hierin mee moeten gaan. In een overtuigend betoog en doormiddel van kritische vragen komt Steve Bailey tot 10 principes waaraan RecordsManagement 2.0 moet voldoen (zie kader). Het boek geeft nog niet alle antwoorden en is vooral bedoeld om discussies binnen organisaties en binnen het vakgebied op gang te helpen.
====================================================================
10 Principes van RecordsManagement 2.0:
- Schaalbaar tot (bijna) in het oneindige
- Volledig, met de potentie om alle aspecten van informatiemanagement door de gehele lifecycle te adresseren
- Onafhankelijk van specifieke hardware, software of fysieke locatie
- Uitbreidbaar en in staat om snel nieuwe prioriteiten en verantwoordelijkheden op te nemen
- Potentieel toepasbaar op alle vastgelegde informatie
- Proportioneel, flexibel en toepasbaar op verschillende niveaus van kwaliteit en details
- Een waardevolle ervaring voor gebruikers met een positieve incentive om deel te nemen
- Verkoopbaar aan eindgebruikers, beslissers en belangengroepen
- Zelfkritisch en positief ten opzichte van uitdagingen en veranderingen
- Acceptabel voor en gedreven door de recordsmanagementgemeenschap en haar deelnemers
===================================================================
Steve Bailey is in Groot-Brittannië een bekende naam op het gebied van recordsmanagement. Momenteel is hij senior adviseur bij JISC infoNet. Hij heeft meer dan 60 publicaties op zijn naam staan en hij is lid van onder andere de Ministry of Justice’s Information Rights User Group en The National Archive’s s.46 Code of Practice Working Group. In het verleden was Bailey directeur van de (Engelse) Records Management Society. In Managing the Crowd kijkt Bailey echter niet terug, maar vooruit. Hij durft en is in staat om kritisch te zijn ten opzichte van de huidige praktijk van recordsmanagement. Hij stelt zich pragmatisch op ten opzichte van iets wat volgens hem zijn vakgebied geheel op zijn kop zal zetten. Al met al leidt dit tot een vlot lezend boek vol prikkelende stellingen en vragen.
Recordsmanagement en web 2.0 lijken immers wel twee tegenpolen te zijn. De eerste is gebaseerd op regels en procedures, de tweede op vrijheid en creativiteit. Maar dat is niet het belangrijkste verschil, aldus Bailey. Het belangrijkste verschil is dat recordsmanagement uitgaat van de inhoud, onafhankelijk van het formaat. Het belang van de inhoud voor de organisatie bepaalt of informatie een record wordt en hoe er met dat record wordt omgegaan. Bij web 2.0 is het precies andersom. Het gaat om het formaat, niet om de inhoud. Foto’s worden op geslagen op Flickr, video’s op YouTube, bookmarks op Delicious et cetera. En er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen belangrijke formele stukken of vlugge kattebelletjes.
Verder neemt de hoeveelheid informatie enorm toe. De uitvoerende taak van recordsmanagement wordt daarmee te tijdrovend: classificatie van records, bepalen of iets een record is en het tijdig weer vernietigen van records worden zeer arbeidsintensieve taken. Mogelijke oplossingsrichtingen die Bailey aandraagt zijn: automatiseren, generaliseren (grote groepen informatie-objecten ongezien hetzelfde behandelen) en betrekken van de eindgebruikers. Elke oplossing heeft nadelen, dus iedere organisatie zal hier zelf zijn mix in moeten vinden.
Het is een misvatting te denken dat web 2.0 en daarmee RecordsManagement 2.0 aan sommige organisaties voorbij gaat, aldus Bailey. Iedere organisatie communiceert immers met klanten en leveranciers. En zij gebruiken deze hulpmiddelen wel. De (jonge) medewerkers gaan het van het werkgevers eisen, omdat zij daarmee productiever kunnen zijn en meer voldoening uit het werk kunnen krijgen. Er zijn nu al gevallen bekend waarbij mensen bij een organisatie weggingen vanwege het beleid over (of eigenlijk tegen) web 2.0 toepassingen.
Het lijkt wellicht allemaal nog toekomst muziek en de echte veranderingen zullen wellicht nog wel even kunnen wachten. Veel organisaties worstelen echter vandaag de dag nog steeds met het management van email en de archivering daarvan. Toch werken de meeste organisaties hier al meer dan 10 jaar mee. Wellicht toch een moment van onbevooroordeeld vooruitdenken inlassen?
Managing the Crowd staat vol met dit soort scherpe analyses en nog scherpere vragen over de toekomst van recordsmanagement. Het kan nog alle kanten met web 2.0 uitgaan en dus is ook de uiteindelijke vorm van Recordsmanagement 2.0 nog niet duidelijk. Gelukkig blijven de doelstellingen van en de behoefte aan recordsmanagement onveranderd. De manier waarop die doelstellingen bereikt worden, die zal echter onherkenbaar anders zijn. Kortom, dit boek is een must voor iedereen die vroegtijdig op de komende veranderingen wil anticiperen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten