Nieuwe digitale werkplekken voor rijksambtenaren

Vorige week verscheen in de Overheid & ICT bijlage van Overheidsmanagement het volgende artikel van mijn hand (zie http://www.overheidsmanagement.nl/tsov/resources/attachments/download/true/im/false/id/55811/ICT_Special_Overheidsmanagement_dec2008.pdf):

Nieuwe digitale werkplekken voor rijksambtenaren
‘Een moderne en efficiënte rijksdienst’ is een steeds meer gehoorde kreet binnen de nederlandse rijksoverheid. Momenteel loopt een aantal programma’s gericht op de vernieuwing van de digitale werkplek van rijksambtenaren. de veranderingen in technologie zijn het meest zichtbaar. de echte resultaten zullen echter voortkomen uit cultuurverandering. de wijze waarop mensen samenwerken en de wijze waarop kennis met elkaar wordt gedeeld, zal komende jaren drastisch veranderen.
Paul Ruijgrok

Sinds de introductie van de pc in de jaren tachtig is de wijze waarop we informatie bewerken en verwerken verder gedigitaliseerd. De wijze waarop deze informatie binnen organisaties is georganiseerd, is echter grotendeels gelijk gebleven. Brieven zijn vervangen door e-mails, archiefkasten door documentmanagementsystemen of netwerkschijven. Met de opkomst van web 2.0 verandert ook de wijze waarop informatie is georganiseerd. Steeds vaker delen mensen informatie via wiki’s, blogs en sociale netwerken. Steeds vaker zijn deze collectief beheerde informatiebronnen ook een belangrijke kennisbron voor medewerkers binnen de organisatie.

De algemene verwachting is dat er de komende decennia een structureel tekort aan hoogopgeleide, talentvolle medewerkers zal zijn. De wijze waarop organisaties aantrekkelijk zijn voor deze medewerkers wordt mede bepaald door de wijze waarop zij kenniswerk organiseren. Bieden zij deze medewerkers een inspirerende omgeving waarin zij zichzelf kunnen ontplooien?

Microsoft, bijvoorbeeld, noemt deze wijze van organiseren ‘het nieuwe werken’. Het nieuwe werken is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een beter(e) inrichting en besturing van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek(ken), de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager. Regievoering binnen organisaties gaat van ‘command and control’ naar ‘connect and collaborate’.

Een vernieuwende rijksdienst
Op 25 september 2007 bood minister Ter Horst (Binnenlandse Zaken) de Nota Vernieuwing Rijksdienst (NVR) aan de Tweede Kamer aan. De NVR betoogt dat de bedrijfsvoering van het Rijk efficiënter wordt door bijvoorbeeld:
• meer samen te werken;
• de huisvesting te veranderen zodat beleidsambtenaren dichter bij elkaar en het Binnenhof komen;
• één standaardwerkplek in te voeren, zodat beleidsambtenaren dezelfde kantoorautomatisering gebruiken;
• beleidsambtenaren aan te stellen in dienst van het Rijk, in plaats van bij een specifiek ministerie.
Om een nieuwe standaard basiswerkplek te ontwikkelen is het project Gezamenlijke Ontwikkeling Universele rijksDesktop (GOUD) opgezet. Hierbij moet het mogelijk worden om in beginsel vanaf iedere locatie te kunnen (samen)werken op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze. Recentelijk is de aanbesteding van een basiswerkplek ofwel GOUD-werkplek voor zeven departementen afgerond.GOUD is een opstap naar de Digitale Werkplek Rijksdienst (DWR). De doelstelling van DWR is om in 2012 via de browser toegang te geven tot alle informatie die een ambtenaar nodig heeft. Dat kan dan tijd- en plaatsonafhankelijk en de informatie is gepersonaliseerd voor de gebruiker.

Grenzen vervagen
In de praktijk is er al veel veranderd in de wijze waarop mensen hun informatie organiseren. De volgende anekdote illustreert dit.
‘Jan zit in de trein op weg naar het ministerie. Hij heeft de trein een uur later genomen, want in de spits zitten de treinen zo vol dat je er niet fatsoenlijk kunt werken. Vanochtend zag hij thuis op Yammer.com dat zijn collega Piet bezig was met een notitie over een onderwerp waar Jan vorige maand wat research voor had gedaan. Jan stuurde Piet snel zijn Delicious-bookmarks toe om hem verder op weg te helpen. Intussen neemt Jan op zijn laptop de stukken voor zijn vergadering van elf uur door. Gelukkig had al een aantal mensen hun reacties op het stuk gegeven, zodat hij een beetje weet welke kant het straks op zal gaan.Vroeger moest je al die e-mails eerst bij elkaar zoeken, maar nu ze binnen het project met Google Sites werken, staan alle opmerkingen netjes bij het document op zijn scherm. Jan denkt nog even terug aan de vorige bijeenkomst waarin Linda met een heel nieuw probleem kwam, waar Jan eigenlijk niets vanaf wist. Op LinkedIn ziet Jan dat Karel al eerder met het onderwerp bezig is geweest. Even later bedankt Jan Karel door de telefoon voor de toelichting en begint de trein al vaart te verminderen. ‘Mooi’, denkt Jan, ‘nog tijd voor een kopje koffie en ik ben precies op tijd voor de vergadering.’

De technologie, die in het verhaal over Jan wordt beschreven, bestaat en wordt vandaag al door miljoenen mensen op het internet gebruikt. Er vallen twee dingen op. Ten eerste is de stand van de technologie op het internet veel verder dan de technologie die momenteel binnen de meeste organisaties wordt gebruikt.Ten tweede is Jan aan het samenwerken los van organisatorische grenzen. Piet zou wel voor een ander departement kunnen werken en Karel voor een adviesbureau. De informatie en communicatie gaat dus over grenzen van organisaties heen en informatie wordt buiten het beheer van de eigen organisatie bewerkt, beheerd en gedeeld. De grenzen tussen het organisatorische domein en het openbare domein op internet vervagen.

Uitdagingen voor een vernieuwende rijksoverheid
NVR richt zich op efficiëntie en dat kan deels bereikt worden door de productiviteit van de beleidsambtenaar te verhogen. Het beleid kan dan met minder ambtenaren worden vastgesteld. Het nieuwe werken gaat over de productiviteit van de kenniswerker en kan een belangrijke bijdrage leveren aan de zo gewenste kostenbesparing.

Het nieuwe werken gaat echter veel verder dan toegang tot informatie. Het gaat ook over organisatiestructuur en -cultuur,de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager. Mensen zullen gaan samenwerken en verbindingen zoeken waar ze de kwaliteit van het werk ten goede komen. Deze verbindingen zullen geen rekening houden met organisatorische grenzen. Mensen zullen die technologische ondersteuning zoeken die het best bij hen past ongeacht de plaats en het eigendom van deze ondersteuning. En ze zullen daar niet mee wachten tot 2012.

Ten slotte nog iets over informatiemanagement. Het vak informatiemanagement betreft onder andere beveiliging, digitale duurzaamheid en het borgen van de authenticiteit van informatie. Met alle relevante informatie binnen de eigen organisatorische grenzen zijn deze aspecten al complex. Met de vervaging van de grenzen tussen het organisatorische domein en het openbare domein op internet zullen hier nog meer uitdagingen bijkomen.