Kun je Web 2.0 verbieden?

Eerder schreef ik over een rapport van Accenture over de rol van Millenials in zake IT op de werkvloer (zie http://productiviteitvandekenniswerker.blogspot.com/2008/11/het-nieuwe-werken-de-rol-van.html). In dat zelfde rapport staat ook e.e.a. over de mate waarin Millenials (lees: Generatie Einstein) hun eigen weg zoeken naar de juiste middelen om in hun werk te worden ondersteund.

Het rapport stelt:
"Many of the working millennials listed several unsupported technologies that they use for job-related activities, such as mobile phones (39%), social networking sites (28%), instant messaging products (27%), open-source technology (19%) and online applications (12%)."

Sommige organisaties proberen Web 2.0 buiten de deur te houden door het te verbieden. Helaas werkt dat dus niet. Sterker nog, het resultaat is dat medewerkers hun heil buiten de organisatie zoeken en dat dus ook informatie buiten het beheer van de organisatie terecht komt. Probeer dan nog maar kennismanagement, informatiebeveiliging, archiefvorming etc. te organiseren.

Het lijkt er dus sterk op dat organisaties beter moderne middelen op een beheerde manier beschikbaar stellen om zo de vraag naar middelen en de vraag naar governance goed kunnen bedienen.

Is het geven van vrijheid en vertrouwen 'de' managementmethode in het nieuwe werken?

Marijke Stokkel startte op LinkedIn, discussiegroep Het Nieuwe werken, de volgende discussie (zie http://www.linkedin.com/groupAnswers?viewQuestionAndAnswers=&gid=123506&discussionID=555445&commentID=752202#commentID_752202):

Is het geven van vrijheid en vertrouwen 'de' managementmethode in het nieuwe werken?
In discussies over het nieuwe werken lees je vaak: de (hoogopgeleide kennis-)medewerkers kunnen prima met lossere kaders omgaan. Zij werken waar en wanneer ze willen, met behulp van allerhande technologie. Het zijn die ouderwetse managers die niet kunnen loslaten en sturen op aanwezigheid. Ik vraag me af of dit in de regel opgaat. Ben je als manager een bange zwartkijker als je niet vertrouwt dat al je medewerkers hun werk naar behoren uitvoeren wanneer ze zelf werktijden en -lokatie kunnen bepalen? Vinden kenniswerkers die complete vrijheid eigenlijk wel prettig? En zijn degenen die moeite hebben met de flexibiliteit die dit vereist, nog wel aantrekkelijk voor werkgevers?


Ik wil hier graag twee dingen aan toevoegen:

1. Ik las ergens een mij zeer aansprekende uitspraak over wat managen nu eigenlijk is (ik weet niet meer waar, sorry): een manager geeft de richting aan (b.v. doelstelling/visie/strategie) en moet vervolgens mensen aanzetten tot actie. Dit geldt ook bij het Nieuwe Werken. Alleen de manier is anders. Niet meer via command & control, maar via connect & collaborate, volgens Dik Bijl in "Het nieuwe werken". Of nog beter: vanuit een inspirerende visie (zie "Kus de visie wakker"). Als mensen hun eigen passie en ambitie herkennen in deze visie, zullen ze intrinsiek gemotiveerd zijn en hebben ze geen manager meer nodig.

2. Er wordt algemeen verwacht dat er de komende decennia een structureel tekort aan jonge, hoog opgeleide, talentvolle medewerkers zal zijn. Deze jonge medewerkers willen geinspireerd worden, niet gemanaged. Ze worden thuis niet gemanaged, op school niet, dus waarom op het werk wel? (zie 'Generatie Einstein"). Succesvolle organisaties zijn in staat deze schaarse talenten voor hun organisatie te winnen. De nieuwe manier van werken kan in sommige industrieen misschien wel een een noodzaak zijn om te overleven. Ook weer een mooie one-liner: het is niet de vraag of de Generatie Einstein klaar is voor de arbeidsmarkt, maar of de arbeidsmarkt klaar is voor de Generatie Einstein.

Content wordt gecreeerd door 1% van gebruikers

Het Nieuwe Werken en ook Enterprise 2.0 zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op online samenwerken en delen van informatie. Nu zal dat voor specifieke zaken, waarin men gericht op een specifiek doel samenwerkt, makkelijker zijn dan samenwerken om te leren en groeien.

Een artikel van Forrester bevestigt dat ook (zie http://blogs.forrester.com/groundswell/2008/11/reconciling-soc.html). Slechts een klein deel (21%) van de onderzochte populatie is een "creator", iemand die een eigen website of blog heeft of zelf gemaakte video, foto's, muziek en artikelen beschikbaar stelt. Volgens de website 90-9-1.com (zie www.90-9-1.com ) zelfs maar 1%, maar zij richten zich op het publieke internet.

Het creeren van een op kennisdeling gerichte community is dus afhankelijk van een beperkte groep creators, die daadwerkelijk content toevoegen. Voor het merendeel is uitsluitend lezen de belangrijkste activiteit: 69% volgens Forrester en 90% volgens 90-9-1.

Om nu toch een community een breder draagvlak te geven, zijn de groepen collectors en critics belangrijk. Collectors zijn mensen die RSS feeds volgen en bookmarks delen. Critics zijn mensen die ook reageren op websites en blogs. Deze groepen omvatten respectievelijk 19% en 37%. (het onderzoek laat toe dat mensen in meerdere categorieen zitten, zodat het totaal groter dan 100% is). Volgens 90-9-1 is dat dus 9%.

Het is daarmee interessant om juist de groep critics en collectors te betrekken in het delen van kennis. Dat kan door het commentaar dat zij hebben, de RSS feeds die ze volgen en de bookmarks die ze opslaan en taggen met de groep te delen. Het implementeren van Enterprise 2.0 en het Nieuwe Werken begint dus eerder met het delen van RSS feeds, dan met stimuleren dat iedereen een weblog heeft. Zo wordt in ieder geval de hoeveelheid informatie die mensen met elkaar delen groter en gaat de community leven. Door deelname en vooral de creators te stimuleren en te belonen, zullen hopelijk steeds meer mensen hun eigen ideeen en gedachten met elkaar gaan delen.

Web 3.0: kunnen we "2.0" overslaan?

Wanneer ik met mensen spreek over Web 2.0 en al die andere 2.0 zaken, vragen ze me weleens: "Maar er is toch ook al web 3.0, kan ik 2.0 overslaan?".

Web 3.0 staat conceptueel nog meer in de kinderschoenen dan web 2.0. Een blik op Wikipedia leert dat er zeker nog geen consensus over is. Een van de suggesties die wordt genoemd is (zie http://en.wikipedia.org/wiki/Web_3.0, een nederlandstalige versie is er nog niet):
"Following the introduction of the phrase "Web 2.0" as a description of the recent evolution of the Web, the term "Web 3.0" has been introduced to hypothesize about a future wave of Internet innovation. Views on the next stage of the World Wide Web's evolution vary greatly, from the concept of emerging technologies such as the Semantic Web transforming the way the Web is used (and leading to new possibilities in artificial intelligence) to the observation that increases in Internet connection speeds, modular web applications, and advances in computer graphics will play the key role in the evolution of the World Wide Web."

Het meest gehoorde element van Web 3.0 is dat van het semantische web. Het netwerk gaat betekenis geven aan content en via de betekenis content in relatie met elkaar brengen en uiteindelijk naar de informatieconsument toebrengen. De impact van Web 3.0 is daarmee potentieel groot. Denk je eens in wat het voor de productiviteit van de kenniswerker kan betekenen als alleen die relevante kennis tot hem komt die hem echt verder helpt. Dat zou een groot deel van de data-overload tegengaan. Het gaat daarmee primair om informatie- en kennismanagement.

Web 2.0 en ook Enterprise 2.0 gaat echter over iets heel anders. Het gaat niet over het selecteren, distribueren en ordenen van informatie; hoewel met zaken als delicious.com misschien een beetje. Web 2.0 gaat toch vooral over creatie van content en de egalitaire samenwerking die daaraan ten grondslag ligt. Wederom Wikipedia:
"The term "Web 2.0" describes the changing trends in the use of World Wide Web technology and web design that aim to enhance creativity, communications, secure information sharing, collaboration and functionality of the web. " (zie http://en.wikipedia.org/wiki/Web_2.0).

De impact van web 2.0 is daarmee voor organisaties veel groter dan die van 3.0. Niet alleen het informatie- en kennismanagement proces veranderd, ook de wijze waarop kennisintensieve, primaire bedrijfsprocessen worden uitgevoerd. De wijze waarop mensen samenwerken verandert.

Web 2.0 zorgt voor een grote toename van de hoeveelheid informatie die kenniswerkers dagelijks tot zich moeten nemen. Web 3.0 kan dat proces vergemakkelijken en wellicht zelfs een noodzakelijke aanvulling zijn om 2.0 tot een succes te maken. Web 3.0 zal 2.0 echter niet vervangen en 2.0 overslaan is dus echt geen optie.

Drempelvrees

Veel toepassingen van het Nieuwe Werken -en overigens ook voor Web 2.0- hebben als kenmerk dat ze pas echt waarde krijgen, als er een bepaald aantal mensen deelneemt. Met de toename van het aantal deelnemers, stijgt de waarde van het netwerk.

Bij de implementatie van het Nieuwe Werken is het dus van belang om over de eerste drempel heen te komen. Want voor de eerste gebruiker is de waarde van het netwerk nul. Er moet dus naast de waarde van het netwerk ook een directe toegevoegde waarde voor het individu zijn.

Delicious (zie www.delicious.com) heeft dat goed begrepen. Op een overzichtelijke manier managen, ordenen en beheren van je bookmarks heeft al direct waarde voor de individuele gebruiker. Het delen van bookmarks en het kennen van de populariteit van bookmarks, zijn zaken die de waarde van het netwerk bepalen. Deze gaan dus pas in tweede instantie waarde toevoegen en zorgen dus voor een extra beloning.

Voor de organisatie die met het Nieuwe Werken (en met name de ondersteunende technologie) aan de gang gaan, is het dus zaak om die individuele waarde in de eerste toepassing te herkennen en een belangrijke rol in het communicatieplan te geven. Dit zal afhankelijk zijn van de specifieke organisatie en de knelpunten en ambities die ze hebben.

Een aantal voorbeelden:
1. Sharepoint: overzichtelijk en centraal versies van documenten beheren en daarna content organisatiebreed delen
2. Newsgator: stroomlijnen en filteren van je eigen RSS-feeds en daarna content delen en mensen vinden met gelijke interesses
3. Wiki's: publiceren van reeds aanwezige catalogi en woordenlijsten en daarna collectief aan nieuwe content werken
4. Sharepoint: beheren en sorteren van al je powerpointslide en daarna powerpointslides met elkaar delen

Het Nieuwe Werken: de rol van technologie

Op ReadWriteWeb stond een artikel over een rapport van Accenture. Zij hebben onderzoek gedaan naar de relatie tussen de IT vraag van Millenials (ofwel de Generatie Einstein) en datgene dat door hun werkgever aan IT middelen beschikbaar wordt gesteld.

Als je zegt dat het Nieuwe Werken niet over IT gaat, ben ik het daar gelijk mee eens. Echter als je wat breder kijkt, naar de productiviteit van de kenniswerker, is er wel een relatie. Om kenniswerkers productief voor jouw organisatie te laten zijn, moeten ze eerst wel voor jouw organisatie werken. En volgens Accenture komt uit hun onderzoek:

over half of the respondents in this study (52%) said that a company's use
of technology was a major factor when they select an employer

En daarmee is IT dus wel relevant en een belangrijk middel om jonge talentvolle mederwerkers aan je organisatie te binden.

De valkuil van de mainstream

Vorige week stond in NRC een artikel over de relatie tussen Google Trends en de Amerikaanse verkiezingen. Kan het artikel nog niet on-line vinden maar Nu.nl verwijst er al wel naar: http://www.nu.nl/news/1831814/2030/Google_Trends_hielp_Obama_aan_zege.html.

Het verhaal gaat als volgt: na de verkiezing tot republikijnse kandidaat zet McCain zijn campagne voort, terwijl de verkiezingsstrijd tussen Obama en Clinton voort gaat. Meeste kranten sturen daardoor tweede keus journalisten, meestal jongeren, met McCain mee. Deze journalisten hebben een website en vinden traffic op hun website zeer belangrijk (het verhaal zegt niet waarom, maar zou kunnen zijn ivm advertentie inkomsten, naamsbekendheid, carrière mogelijkheden etc.). Nu weten de journalisten dat het belangrijk is om op zoekmachines gevonden te worden. Om dit te bereiken moeten ze hoog op de ranking staan op trefwoorden waar vaak op gezocht wordt. Nu werd toe vaker op Obama gezocht, dan op McCain, zo bleek uit Google Trends (http://www.google.com/trends?q=obama%2C+mccain&ctab=0&geo=all&date=ytd&sort=1). Dus gingen (zelfs de journalisten die met McCain mee op campagne waren) meer over Obama schrijven dan over McCain. Dit zou Obama de beslissende voorsprong hebben bezorgd.

Stel je nu voor dat je met het Nieuwe Werken binnen een organisatie aan de gang gaat. Je stimuleert iedereen een eigen weblog bij te houden om hun kennis en expertise ten toon te stellen. Om voor interessante projecten uitgenodigd te worden, is het van belang dat als collega's op een onderwerp zoeken, jouw trefwoord bovenaan de lijst staat. En het kan ook geen kwaad om bij een aantal andere in het spotlicht staande topics bovenaan te komen, want dat is goed voor je zichtbaarheid en naamsbekendheid.

Een andere anekdote is het verhaal van een product manager bij een groot internationaal technologie bedrijf. Deze vertelde mij dat ze op hun intranet konden zien hoe vaak een artikel door andere was gelezen. Dus zij hij: "Dat is handig, want dan hoef ik alleen de artikelen te lezen die veel gelezen worden. Zo bespaar ik tijd en blijf ik toch op de hoogte." Ook hier geldt dus dat het gebruik van de wisdom of the crowd leidt tot een tendens richting de mainstream.

Consequentie is dat veel kenniswerkers zich primair zullen richten op de mainstream, de onderwerpen die de aandacht van veel collega's hebben. Dit heeft twee gevolgen: (1) er wordt veel talent dubbel ingezet op dezelfde onderwerpen en (2) doorbraak ideeen en nieuwe perspectieven zullen minder snel ontstaan.

Kortom om bij de implemenatie van het Nieuwe Werken de effectiviteit van de kenniswerker te verbeteren, zal de zuigkracht van de mainstream verminderd moeten worden. Ik ben benieuwd of jullie ideeen hebben hoe je dat voor elkaar krijgt.

Bibliothecarissen of the wisdom of the crowd?

Uit de wereld van (Amerikaanse) bibliothecarissen komt het volgende initiatief: Reference Extract (zie http://referencextract.org/).

Op de home page van reference extract staat:

I love the idea of RefEx - it’s a great answer! “To what question,” you ask?

Well, to me it’s simple: as an end-user, can I have a search tool that is as good as Google on search but with results that are a lot more credible?

Google is everywhere, easy to use, and somewhat effective in offering useful results. But, I can’t always trust the results. And, there’s a lot of noise/junk in the results. Is there a way to improve on that?

And the answer is - YES! Reference Extract. Let’s use the “natural” intelligence of
librarians to help identify credible sites. Why? Because you can trust librarians to make recommendations based on credibility as well as usefulness and relevance.

Op zich is het een slim en eenvoudig idee. Een grote groep mensen, met verstand van informatie, gaat gezamenlijk aan de slag. En de groep is betrouwbaar, zij hebben immers geen commerciele belangen in de selectie van de juiste content. Tevens staan bibliothecarissen bekend als betrouwbaar.


Aan de andere kant, zou je dit kunnen vergelijken met initiatieven als delicious.com. Iedereen helpt daar met classificeren. Daar zullen mensen met een vooringenomen mening of zelfs een belang bij zitten. Net als met democratieen geldt hier echter de wet van de grote getallen: uiteindelijk komt er toch een juist beeld uit.

Een andere belangrijke vraag is, of een betrekkelijk kleine groep bibliothecarissen de enorme hoeveelheid informatie die op internet verschijnt, kan classificeren. Het lijkt mij niet haalbaar.

De productiviteit van de kenniswerker is gebaat bij voorselectie van interessante en kwalitatief goede informatie. Als anderen de informatie reeds "voorgekauwd" hebben, kunnen ze gemakkelijker de juiste informatie tot zich nemen.

Bovengenoemde dillemma's op het internet speelt ook binnen organisaties: moeten we een kleine groep professionals de informatie laten classificeren, of laten we het over aan de wisdom of the crowd. De groep professionals hebben als voordeel dat ze ervoor opgeleid zijn, affiniteit mee hebben en er tijd voor hebben. The crowd is echter met meer mensen en heeft meer verstand van het werkproces waar de informatie uit voortkomt of waarin de informatie wordt gebruikt.

Vooralsnog zou ik zeggen dat uiteindelijk de voorkeur uitgaat naar het classificeren van informatie door iedereen. De rol van de professional is om collega's te coachen en om kwaliteitscontrole te doen en wellicht een review/audit rol.

Niet iedereen van Generatie Y is ideale werknemer

Op Managers-online stond een stuk over Generatie Y en de recessie. Daarin ook een stuk over de werk/prive balans van starters op de arbeids markt (zie http://www.managersonline.nl/nieuws/7684/recessieles-voor-generatie-y.html):

"De onderzoekers onderscheiden drie soorten starters. De eerste en grootste groep heeft als motto ‘werk hard, speel hard’ en ziet een duidelijke scheiding tussen werk en privé. De tweede groep wordt beschreven als ‘bang en bezorgd’, en vindt dat werk teveel privétijd opslokt. Niet perse omdat ze veel overwerken, maar omdat werkstress en vermoeidheid hun privéleven negatief beïnvloeden. Deze groep bestaat grotendeels uit vrouwen. De laatste groep wordt door de AGR aangeduid als ‘bewuste workaholics’ en karakteriseert vooral mensen geboren na 1982. Deze groep werkt graag en lang zolang ze maar zelf hun tijd in kunnen delen. Deze groep heeft er ook geen enkel probleem mee dat hun werk- en privéleven in elkaar overlopen. "

Het is goed om te weten dat hier dus drie groepen in zijn, waarop je in selectiegesprekken dus op kan letten. Met name de 'bewuste workaholics' zullen aantrekkelijk zijn voor werkgevers, daar ze, ceterus paribus, productiver zullen zijn. Het is overigens niet de verwachting dat deze mensen een burn-out zullen krijgen. Burn-outs komen voor vanuit situaties waarin je niet "in control" bent. Deze bewuste jonge mensen zijn wel "in control". Werkgevers kunnen dus beter ervoor zorgen dat ze dat ook blijven.

Algemeen wordt erkent dat komende jaren jonge, hoog opgeleide, talentvolle medewerkers schaars zullen zijn. En binnen die schaarse groep, is er dus ook nog onderscheid te maken is tussen medewerkers die iets extra's meebrengen en zij die dat niet doen. Extra reden dus om als potentiele werkgever heel onderscheidend te zijn naar de schaarse en op productiviteit gerichte medewerkers.

Kennis babyboomers met Web 2.0 veilig gesteld?

Manufactoring Insights kwam vorige week met een persbericht met de veelbelovende titel:
"Manufacturing Insights Predicts Web 2.0 Collaboration Technologies Will Mitigate Disruption Wrought By A Departing Workforce" (zie http://www.idc.com/getdoc.jsp;jsessionid=YPMU5AD4NELLOCQJAFDCFEYKBEAVAIWD?containerId=prUS21496808).

Een van de centrale stellingen was dat Web 2.0 kon voorkomen dat veel kennis uit organisaties zou vertrekken met de uitstromende babyboom generatie. Belangrijke voorwaarde voor deze logica lijkt echter te zijn dat juist de babyboom generatie hun kennis gaat delen met Web 2.0 technologieen.

Het lijkt mij echter een hele lastige om de babyboomers ook echt aan Web 2.0 te krijgen. Het gebruik van nieuwe technologie is één ding, maar het gaat hier ook om een cultuurverandering. Delen van kennis en informatie is de standaard geworden en dat is toch een hele andere manier van denken en doen.

Er is gelukkig ook goed nieuws. Eerder verwees ik al naar het rapport van AIIM: Enterprise 2.0: Agile, Mergent & Integrated (zie http://www.aiim.org/tempfiles/34464.pdf). Hierin wordt voor een paar vragen ook onderscheid gemaakt tussen verschillende generaties.

38% van de Boomers vindt dat Web 2.0 een significante invloed zal hebben op de bedrijfsdoelen. En dat is best veel (Gen X: 45% en Millenials: 37%). 52% van de Boomers acht de kans op succes van Web 2.0 aannemelijk (Gen X: 52%, Millenials: 59%).

Het nieuwe werken is niet telewerken

De term "het Nieuwe Werken" wordt veel gebruikt. De betekenis die aan de term wordt gegeven, begint echter uiteen te lopen. Ik zie drie stromingen ontstaan:
1. Het Nieuwe Werken gaat over plaats- en tijdonafhankelijk werken
2. Het Nieuwe Werken gaat over de inrichting van de kantooromgeving die gericht moet zijn op samenwerking
3. Het Nieuwe Werken is een nieuwe manier om kennisintensief werken te organiseren en een cultuur gebaseerd op samenwerking.

De frequente lezer van mijn blog zal herkennen dat ik definitie 3 ondersteun.

Het nieuwe werken is volgens mij dus niet telewerken. Telewerken is iets wat belangrijk kan zijn voor organisaties. Maar telewerken zorgt ervoor dat communicatie door aanwezigheid en even bij elkaar binnen lopen lastiger is. Dat is geen probleem voor informatiewerkers, die met routinematige processen bezig zijn. Denk daarbij onder andere aan call-center medewerkers.

Kenniswerkers werken echter vaak aan niet-routinematige zaken. Zij dienen daardoor steeds andere samenwerkingsverbanden aan te gaan, steeds andere expertises bijeen te brengen. Dit is een complexe aangelegenheid, die iedere vorm van communicatie als ondersteuning kan gebruiken. Niet aanwezig zijn heeft dus als nadeel dat er minder communicatie-mogelijkheden zijn. Dat kan net het verschil maken tussen productief zijn en super-productief zijn.

Nu kan telewerken voor kenniswerkers soms natuurlijk wel handig zijn. Maar tijdens het creatieve proces van complexe projecten, heb je alle hulp nodig die je kunt krijgen. Een rapport daarna uitwerken, kan gerust thuis of in het weekend.